1. Giới thiệu tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa
Quy trình xuất khẩu hàng hóa (tiếng Anh: Export Process) là tổng thể các bước thực hiện có trình tự, logic từ khi đàm phán với đối tác nước ngoài đến khi hoàn tất việc giao hàng, thanh toán và thực hiện các thủ tục hậu xuất khẩu theo quy định của Việt Nam và quốc tế. Đây là quy trình đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý, thương mại và hải quan của cả nước xuất khẩu lẫn nước nhập khẩu.
Đối với doanh nghiệp Việt Nam, việc nắm vững quy trình này có ý nghĩa sống còn trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng. Năm 2025, khi Việt Nam tham gia 17 hiệp định thương mại tự do (FTA) và xuất khẩu đạt khoảng 418 tỷ USD (theo dự báo của Bộ Công Thương), việc thực hiện đúng quy trình xuất khẩu giúp doanh nghiệp:
– Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành và logistic
– Tận dụng tối đa ưu đãi thuế quan từ các FTA
– Tránh rủi ro pháp lý, tranh chấp thương mại
– Xây dựng uy tín với đối tác quốc tế
Theo thống kê của VCCI, doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình xuất khẩu tiêu chuẩn tiết kiệm được trung bình 15-20% chi phí vận hành và giảm 30% thời gian thông quan so với doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm. Các doanh nghiệp như Vinamilk, TH True Milk và Viettel đã thành công ở nhiều thị trường khó tính nhờ quy trình xuất khẩu chuyên nghiệp, chuẩn hóa.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ là việc tuân thủ các quy định, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tự hoàn thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các thuật ngữ và bước thực hiện trong các phần tiếp theo.
2. Thuật ngữ và khái niệm cơ bản trong xuất khẩu hàng hóa (Song ngữ Việt – Anh)
Để nắm vững quy trình xuất khẩu, doanh nghiệp cần hiểu rõ các thuật ngữ chuyên ngành. Dưới đây là bảng tổng hợp các thuật ngữ quan trọng kèm bản dịch tiếng Anh và giải thích ứng dụng thực tế:
| Thuật ngữ Tiếng Việt | Thuật ngữ Tiếng Anh | Giải thích và ứng dụng thực tế |
| Xuất khẩu | Export | Hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ từ Việt Nam ra nước ngoài, tuân theo các quy định của cả hai quốc gia. |
| Hợp đồng ngoại thương | International Sales Contract | Văn bản pháp lý quy định quyền và nghĩa vụ giữa bên mua và bán quốc tế, là cơ sở cho mọi hoạt động xuất nhập khẩu. |
| Incoterms | International Commercial Terms | Bộ điều khoản thương mại quốc tế xác định trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa bên mua và bán (EXW, FOB, CIF, DDP…). |
| Vận đơn | Bill of Lading (B/L) | Chứng từ vận tải xác nhận việc hãng vận tải đã nhận hàng, có giá trị như chứng từ sở hữu hàng hóa. |
| C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) | Certificate of Origin | Chứng từ xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, quyết định việc áp dụng thuế ưu đãi theo FTA. |
| Danh mục đóng gói | Packing List | Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng trong lô hàng xuất khẩu. |
| Tờ khai hải quan | Customs Declaration | Văn bản khai báo thông tin về hàng hóa xuất khẩu với cơ quan hải quan, thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS. |
| Thư tín dụng | Letter of Credit (L/C) | Cam kết thanh toán có điều kiện do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên nhập khẩu. |
| Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu | Export Cargo Insurance | Hợp đồng bảo vệ chủ hàng trước rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. |
| Hóa đơn thương mại | Commercial Invoice | Chứng từ thể hiện giá trị thương mại của lô hàng, là cơ sở tính thuế và thực hiện thanh toán. |
| Mã HS | HS Code (Harmonized System) | Hệ thống mã số phân loại hàng hóa quốc tế, quyết định thuế suất và các quy định kiểm soát xuất nhập khẩu. |
Hiểu rõ và sử dụng đúng các thuật ngữ này giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả với đối tác quốc tế, tránh hiểu nhầm dẫn đến tranh chấp thương mại. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam bị thiệt hại do không hiểu rõ ý nghĩa của các điều khoản Incoterms (như FOB, CIF) hoặc không tuân thủ đúng yêu cầu về chứng từ xuất xứ C/O.
Với những khái niệm cơ bản này, chúng ta sẽ đi vào phân tích chi tiết từng bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa.
3. 10 bước chi tiết của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam (Chuẩn 2025)
3.1 Đàm phán & ký hợp đồng ngoại thương
Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Tại bước này, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam và đối tác nước ngoài thảo luận, thống nhất về các điều khoản thương mại, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Điểm cốt lõi trong đàm phán hợp đồng xuất khẩu là việc lựa chọn Incoterms phù hợp. Năm 2025, Việt Nam áp dụng Incoterms 2020 với 11 điều khoản, trong đó phổ biến nhất là FOB, CIF và CFR. Lựa chọn Incoterms quyết định trách nhiệm và chi phí vận chuyển, bảo hiểm, rủi ro của mỗi bên. Ví dụ, với FOB (Free on Board), người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng được bốc lên tàu; trong khi với CIF (Cost, Insurance and Freight), người bán còn phải lo vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích.
Checklist các điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng xuất khẩu:
– Thông tin chi tiết hai bên mua và bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)
– Mô tả hàng hóa (tên, số lượng, chất lượng, quy cách đóng gói)
– Giá cả và phương thức thanh toán
– Điều kiện giao hàng (Incoterms cụ thể)
– Thời gian và địa điểm giao hàng
– Bảo hiểm và trách nhiệm rủi ro
– Điều khoản kiểm tra, kiểm định chất lượng
– Giải quyết tranh chấp và luật áp dụng
Lỗi thường gặp: Nhiều doanh nghiệp Việt Nam bỏ qua việc đàm phán điều khoản thanh toán an toàn (như L/C), dẫn đến rủi ro không được thanh toán. Một số khác chấp nhận Incoterms bất lợi như EXW (giao tại xưởng) khiến rủi ro và chi phí quá lớn cho đối tác, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh.
3.2 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Tùy vào loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể cần xin giấy phép xuất khẩu trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Theo quy định mới nhất năm 2025, Việt Nam chia hàng hóa xuất khẩu thành 3 nhóm chính:
– Nhóm 1: Hàng cấm xuất khẩu (vũ khí, di tích lịch sử, một số khoáng sản thô…)
– Nhóm 2: Hàng xuất khẩu có điều kiện (gạo, gỗ, thuốc lá, hàng dual-use…)
– Nhóm 3: Hàng tự do xuất khẩu (không cần giấy phép)
Đối với nhóm 2, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành, chẳng hạn:
– Gạo: Bộ Công Thương (cấp giấy phép trong 7 ngày làm việc)
– Thuốc trừ sâu, hóa chất: Bộ Công Thương và Bộ Y tế
– Thực phẩm: Bộ Y tế, Cục An toàn thực phẩm
– Gỗ và lâm sản: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Quy trình xin cấp phép xuất khẩu:
– Xác định đúng mã HS code của hàng hóa
– Kiểm tra danh mục hàng cấm, hàng xuất khẩu có điều kiện
– Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của Bộ/ngành quản lý
– Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn)
– Theo dõi trạng thái và nhận giấy phép (thông thường trong 5-7 ngày)
Lỗi thường gặp: Doanh nghiệp xác định sai mã HS của hàng hóa, dẫn đến không xin giấy phép khi cần, hoặc xin phép không đúng cơ quan quản lý. Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu gỗ bị từ chối thông quan tại nước nhập khẩu do thiếu giấy chứng nhận nguồn gốc hợp pháp theo quy định FLEGT/EUTR.
3.3 Chuẩn bị, đóng gói, kiểm tra hàng hóa
Đóng gói và chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là bước quyết định đến an toàn của lô hàng trong quá trình vận chuyển và khả năng thông quan tại nước nhập khẩu. Tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa và thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định đóng gói khác nhau.
Tiêu chuẩn đóng gói phổ biến năm 2025 bao gồm:
– Tiêu chuẩn ISO 780:2015 về ký hiệu đóng gói
– Tiêu chuẩn ISPM-15 cho bao bì gỗ (bắt buộc cho hầu hết thị trường)
– Quy định về ghi nhãn sinh thái (eco-labeling) của EU, Mỹ, Nhật Bản
– Quy định đặc thù của từng thị trường (như FDA cho thực phẩm xuất khẩu sang Mỹ)
Quy trình đóng gói tiêu chuẩn
– Đóng gói sản phẩm trong bao bì sơ cấp (túi, hộp)
– Đóng gói sản phẩm trong bao bì thứ cấp (thùng carton)
– Xếp lên pallet và gia cố bằng dây đai, màng stretch
– Gắn nhãn vận chuyển (shipping mark) trên mỗi kiện hàng
– Lập Packing List chi tiết
Đối với hàng hóa cần kiểm dịch/kiểm định (thực phẩm, nông sản, hóa chất…), doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan kiểm định chuyên ngành trước khi đóng container. Ví dụ, xuất khẩu thủy sản cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm từ Nafiqad; xuất khẩu trái cây tươi cần giấy kiểm dịch thực vật.
Lỗi thường gặp: Nhiều doanh nghiệp đóng gói không đúng tiêu chuẩn thị trường nhập khẩu, như sử dụng pallet gỗ chưa xử lý nhiệt/chưa đóng dấu IPPC khi xuất sang EU, Mỹ, Nhật. Việc này dẫn đến hàng bị từ chối, phải xử lý lại hoặc tiêu hủy, gây thiệt hại lớn.
3.4 Thuê phương tiện vận chuyển & book container
Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức vận tải và đặt chỗ (booking) trước với hãng vận tải. Việc lựa chọn phụ thuộc vào loại hàng, khối lượng, giá trị, thời gian giao hàng và chi phí.
Các phương thức vận tải phổ biến:
– Đường biển: Phù hợp với hàng hóa khối lượng lớn, giá trị thấp và không cấp bách về thời gian. Chi phí thấp nhất (khoảng 1.000-3.000 USD/container 20ft từ Việt Nam đi Mỹ năm 2025).
– Đường hàng không: Phù hợp với hàng giá trị cao, khối lượng nhỏ, cần giao nhanh. Chi phí cao nhất (khoảng 3-7 USD/kg từ Việt Nam đi châu Âu).
– Đường bộ/đường sắt: Phù hợp với xuất khẩu sang Trung Quốc, Lào, Campuchia. Chi phí trung bình.
– Vận tải đa phương thức: Kết hợp nhiều phương thức vận tải (như đường bộ + đường biển).
Quy trình book container tiêu chuẩn:
-. Liên hệ đại lý vận tải hoặc hãng tàu (Maersk, MSC, COSCO, CMA-CGM…)
– Cung cấp thông tin hàng hóa (loại hàng, khối lượng, kích thước, cảng đi/đến)
– Yêu cầu báo giá và lịch tàu chạy
– Xác nhận booking và nhận Booking Confirmation
– Kiểm tra container trước khi nhận (về rò rỉ, sạch sẽ, mùi)
– Xác nhận Container Release Order (CRO)
*Lưu ý quan trọng: Năm 2025, nhiều cảng biển lớn (cảng Cát Lái, Hải Phòng) áp dụng hệ thống ePort, yêu cầu đăng ký trước lịch vào cảng ít nhất 24h. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin booking lên hệ thống để tránh bị từ chối vào cảng.
Lỗi thường gặp: Book container không đúng loại (như dùng container thường cho hàng đông lạnh), book quá sát ngày xuất hàng dẫn đến thiếu container hoặc phải trả phụ phí cao, không kiểm tra kỹ container dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng do container bị rò rỉ.
3.5 Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu là yếu tố quyết định đến việc thông quan và thanh toán cho lô hàng. Một bộ chứng từ đầy đủ, chính xác sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tránh phạt và chậm trễ.
Bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn bao gồm:
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị hàng hóa, thông tin người mua/bán, mô tả hàng. Phải ghi đúng Incoterms đã thỏa thuận.
– Danh mục đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng từng kiện hàng. Số kiện trong Packing List phải trùng khớp với Invoice và B/L.
– Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận tải do hãng tàu/máy bay cấp, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển. Vận đơn có thể là:
+ Vận đơn đích danh (Straight B/L)
+ Vận đơn theo lệnh (Order B/L)
+ Vận đơn đã được ký hậu (Endorsed B/L)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Xác nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA. Năm 2025, Việt Nam sử dụng 13 mẫu C/O khác nhau tùy thị trường (C/O form D cho ASEAN, form EUR.1 cho EU, form AK cho Hàn Quốc…).
– Chứng từ kiểm định/kiểm dịch: Tùy loại hàng (giấy ATTP, giấy kiểm dịch thực/động vật, CFS…).
– Giấy phép xuất khẩu: Với hàng xuất khẩu có điều kiện.
– Tờ khai hải quan xuất khẩu: Form HQ/2015/XK theo mẫu của Tổng cục Hải quan.
– Phiếu đóng gói container (CLP): Xác nhận thông tin đóng hàng vào container.
Các lưu ý khi chuẩn bị chứng từ:
– Thông tin trên các chứng từ phải đồng nhất, trùng khớp (tên hàng, số lượng, mã HS…)
– C/O phải được cấp đúng thẩm quyền (VCCI hoặc Bộ Công Thương)
– Vận đơn phải ghi đúng người nhận hàng theo yêu cầu trong L/C
– Ngày phát hành chứng từ phải tuân thủ thời hạn quy định trong L/C
Lỗi thường gặp: Thông tin khác biệt giữa các chứng từ (như số lượng trên Invoice khác với Packing List), điền sai mã HS code dẫn đến bị phạt hoặc áp dụng sai thuế suất, chậm nộp C/O dẫn đến không được hưởng ưu đãi thuế.
3.6 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Thủ tục hải quan xuất khẩu là quy trình quan trọng mà mọi lô hàng xuất khẩu phải tuân thủ. Từ năm 2025, Việt Nam đã số hóa 100% thủ tục hải quan qua Hệ thống VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian thông quan xuống còn 1-3 ngày (so với 5-7 ngày trước đây).
Quy trình khai hải quan xuất khẩu tiêu chuẩn:
- Đăng ký tờ khai hải quan điện tử:
– Đăng nhập Hệ thống VNACCS/VCIS hoặc qua đại lý hải quan
– Khai báo theo mẫu HQ/2015/XK, nhập đầy đủ thông tin (mã HS, xuất xứ, trị giá…)
– Đính kèm file scan các chứng từ liên quan
– Hệ thống cấp số tờ khai
- Nộp thuế xuất khẩu (nếu có):
– Chỉ áp dụng với một số mặt hàng (khoáng sản, gỗ thô, một số nông sản…)
– Thanh toán trực tuyến qua cổng thanh toán điện tử hải quan
- Phân luồng tờ khai:
– Luồng xanh: Được thông quan ngay, không kiểm tra hồ sơ/thực tế (chiếm 70-75% năm 2025)
– Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra thực tế
– Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa
- Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị luồng đỏ):
– Xác nhận lịch kiểm hóa với hải quan cửa khẩu
– Chuẩn bị hàng hóa để kiểm tra
– Có mặt khi công chức hải quan kiểm tra
- Thông quan và xác nhận hoàn thành thủ tục:
– Nhận Giấy phép thông quan điện tử
– In tờ khai đã được xác nhận thông quan
Lưu ý về hệ thống quản lý rủi ro: Từ 2025, Hải quan Việt Nam áp dụng hệ thống chấm điểm doanh nghiệp dựa trên lịch sử tuân thủ. Doanh nghiệp có điểm số cao (tuân thủ tốt) được ưu tiên phân luồng xanh, giảm tỷ lệ kiểm tra.
Lỗi thường gặp: Khai báo sai mã HS dẫn đến áp dụng sai thuế suất hoặc vi phạm quy định chuyên ngành, không cung cấp đủ chứng từ chứng minh trị giá khai báo, không tuân thủ lịch kiểm hóa khiến hàng bị tồn đọng tại cảng và phát sinh phí lưu kho/bãi.
3.7 Bàn giao hàng cho hãng vận tải
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ giao hàng cho hãng vận tải để vận chuyển đến nước nhập khẩu. Đây là bước chuyển giao trách nhiệm quan trọng, cần lưu ý nhiều chi tiết để đảm bảo hàng được giao đúng, đủ và an toàn.
Quy trình bàn giao hàng tiêu chuẩn:
- Chuẩn bị hàng tại kho xuất: Kiểm tra lần cuối về số lượng, chất lượng và đóng gói.
- Làm thủ tục vào cảng/sân bay:
– Với đường biển: Đăng ký ePort (với cảng Cát Lái, Hải Phòng) trước 24h
– Với đường hàng không: Đăng ký AWB và booking với hãng hàng không
– Chuẩn bị phí THC (Terminal Handling Charge) theo quy định cảng
- Kiểm tra container (với đường biển):
– Kiểm tra số container, seal có khớp với Booking Confirmation
– Kiểm tra tình trạng container (không rò rỉ, thủng, mùi)
– Chụp ảnh container khi nhận và sau khi đóng hàng để làm bằng chứng
- Đóng hàng vào container:
– Xếp hàng theo sơ đồ đã lập, đảm bảo cân bằng trọng lượng
– Chèn lót hàng để tránh xê dịch trong quá trình vận chuyển
– Hoàn thành CLP (Container Load Plan)
- Niêm phong container:
– Gắn seal của hãng tàu và seal hải quan (nếu có)
– Ghi nhận số seal trên vận đơn và biên bản bàn giao
- Bàn giao và nhận biên nhận:
– Ký biên bản giao nhận với hãng vận tải
– Nhận Equipment Interchange Receipt (EIR) từ cảng
– Lưu lại bản sao có xác nhận của hãng vận tải
Thời gian cut-off và các phí lưu ý:
– Thời gian cut-off (hạn chót): 24-48h trước khi tàu chạy (tùy cảng)
– Phí lưu container (Detention): Thông thường miễn phí 5-7 ngày, sau đó 15-25 USD/ngày
– Phí lưu bãi (Demurrage): 30-50 USD/ngày nếu để container tại cảng quá thời gian quy định
Lỗi thường gặp: Giao hàng quá thời hạn cut-off dẫn đến mất chỗ trên tàu/máy bay, niêm phong không đúng quy cách khiến hải quan nước nhập khẩu phải kiểm tra lại, không lưu lại bằng chứng về tình trạng container khi nhận khiến không thể khiếu nại khi có sự cố.
3.8 Nhận vận đơn & chuyển giao chứng từ cho đối tác
Sau khi hàng hóa được hãng vận tải tiếp nhận và xếp lên phương tiện vận tải, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ nhận vận đơn gốc và tiến hành chuyển chứng từ cho đối tác hoặc ngân hàng theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận.
Quy trình nhận và chuyển giao chứng từ:
- Nhận vận đơn từ hãng vận tải:
– Với vận đơn đường biển (B/L): Thường nhận sau 1-3 ngày kể từ khi tàu rời cảng
– Với vận đơn hàng không (AWB): Thường nhận trong vòng 24h sau khi máy bay cất cánh
– Kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn (tên hàng, số lượng, cảng đích, người nhận hàng)
- Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu:
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Danh mục đóng gói (Packing List)
– Vận đơn gốc (Original B/L)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
– Chứng từ kiểm tra/kiểm dịch (nếu có)
– Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
– Các chứng từ khác theo yêu cầu của hợp đồng/L/C
- Chuyển giao chứng từ tùy theo phương thức thanh toán:
Với phương thức L/C:
– Nộp bộ chứng từ cho ngân hàng thương lượng (trong thời hạn quy định, thường 21 ngày)
– Ngân hàng kiểm tra chứng từ theo điều khoản L/C
– Nếu chứng từ hợp lệ, ngân hàng chuyển cho ngân hàng phát hành để thanh toán
Với phương thức D/P (Documents against Payment):
– Gửi chứng từ qua ngân hàng và yêu cầu chỉ giao khi bên mua thanh toán
– Người mua phải thanh toán để nhận được chứng từ và nhận hàng
Với phương thức D/A (Documents against Acceptance):
– Gửi chứng từ qua ngân hàng và yêu cầu giao khi người mua chấp nhận thanh toán
– Người mua ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ
Với phương thức T/T (Chuyển tiền trực tiếp):
– Chuyển chứng từ trực tiếp cho người mua sau khi nhận được thanh toán
– Hoặc gửi bản scan trước, bản gốc sau khi nhận được tiền
Các lưu ý quan trọng:
– Khi sử dụng L/C, phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khi nộp, đảm bảo tuân thủ 100% điều kiện L/C
– Với C/O, phải xin cấp và gửi trong thời hạn quy định (thường 30 ngày từ ngày xuất hàng)
– Giữ một bộ chứng từ sao y để lưu trữ và đối chiếu khi cần
Lỗi thường gặp: Nộp chứng từ quá hạn quy định trong L/C, thông tin trên các chứng từ không đồng nhất dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán, gửi vận đơn gốc trực tiếp cho người mua khi đang áp dụng phương thức L/C hoặc D/P (khiến người mua có thể nhận hàng mà không cần thanh toán).
3.9 Thanh toán quốc tế
Thanh toán quốc tế là khâu then chốt của quy trình xuất khẩu, quyết định việc doanh nghiệp có thu hồi được vốn và có lãi hay không. Có nhiều phương thức thanh toán với mức độ an toàn và chi phí khác nhau.
Các phương thức thanh toán chính trong xuất khẩu:
- Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C): An toàn nhất cho người bán, được 65% doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng.
– Ưu điểm: Ngân hàng đảm bảo thanh toán khi chứng từ hợp lệ
– Nhược điểm: Chi phí cao (0.2-0.5% giá trị), thủ tục phức tạp
– Quy trình: Mở L/C → Giao hàng → Nộp chứng từ → Kiểm tra → Thanh toán
– Thời gian nhận tiền: 7-14 ngày sau khi nộp chứng từ hợp lệ
- Chuyển tiền trực tiếp (Telegraphic Transfer – T/T):
– T/T trả trước: Người mua chuyển một phần hoặc toàn bộ tiền trước khi giao hàng
– T/T trả sau: Người mua chuyển tiền sau khi nhận hàng hoặc chứng từ
– Ưu điểm: Đơn giản, chi phí thấp (15-30 USD/giao dịch)
– Nhược điểm: Rủi ro cao nếu không có biện pháp đảm bảo
– Lưu ý: Nên đàm phán tỷ lệ T/T trước/sau hợp lý (thường 30-50% trước)
- Nhờ thu (Documentary Collection):
– D/P (Documents against Payment): Giao chứng từ khi thanh toán
– D/A (Documents against Acceptance): Giao chứng từ khi chấp nhận thanh toán
– Ưu điểm: Chi phí thấp hơn L/C, an toàn hơn T/T
– Nhược điểm: Người mua có thể từ chối nhận hàng
– Thời gian: 1-3 tuần tùy thuộc vào ngân hàng và bên mua
- Tín dụng xuất khẩu/Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu:
– Doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm từ VINASUREX hoặc các công ty tái bảo hiểm
– Bảo vệ trước rủi ro không thanh toán, phá sản của đối tác
– Chi phí: 0.35-1.2% giá trị đơn hàng tùy mức độ rủi ro
Các khoản phí thanh toán quốc tế năm 2025:
– Phí mở L/C: 0.2% giá trị (tối thiểu 50 USD)
– Phí tu chỉnh L/C: 30-50 USD/lần
– Phí kiểm tra chứng từ: 0.2% giá trị (tối thiểu 30 USD)
– Phí chuyển tiền quốc tế (T/T): 15-30 USD/lần
– Phí nhờ thu: 0.15-0.2% giá trị (tối thiểu 40 USD)
Các lưu ý khi nhận thanh toán:
– Kiểm tra đúng số tiền đã nhận (có thể bị trừ phí ngân hàng trung gian)
– Xác nhận đã nhận đủ tiền với đối tác
– Theo dõi tỷ giá để chọn thời điểm chuyển đổi tiền tệ phù hợp
– Lưu trữ chứng từ thanh toán cho mục đích kế toán và thuế
Lỗi thường gặp: Không thỏa thuận rõ về phí ngân hàng (phí OUR/SHA/BEN), khiến bên xuất khẩu bị trừ phí; chấp nhận L/C có điều khoản bất hợp lý hoặc quá khắt khe; không kiểm tra uy tín của ngân hàng phát hành L/C; không mua bảo hiểm tín dụng khi xuất khẩu đến thị trường rủi ro cao.
3.10 Hậu kiểm, lưu trữ hồ sơ và giải quyết hoàn thuế
Sau khi hoàn tất việc giao hàng và thanh toán, doanh nghiệp xuất khẩu vẫn cần thực hiện các thủ tục hậu xuất khẩu quan trọng như lưu trữ hồ sơ, quyết toán thuế, hoàn thuế và hậu kiểm.
Quy trình hậu xuất khẩu tiêu chuẩn:
- Lưu trữ hồ sơ xuất khẩu:
– Theo quy định mới năm 2025, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ xuất khẩu trong thời gian tối thiểu 5 năm
– Các tài liệu cần lưu: hợp đồng, tờ khai hải quan, vận đơn, C/O, hóa đơn, chứng từ thanh toán
– Lưu trữ cả bản cứng và bản mềm (scan) với hệ thống phân loại khoa học
– Đảm bảo dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế/hải quan
- Quyết toán thuế và hoàn thuế:
– Thuế GTGT: Hàng xuất khẩu được áp dụng thuế suất 0%, doanh nghiệp có thể xin hoàn thuế GTGT đầu vào
– Thuế xuất khẩu (nếu có): Có thể xin hoàn thuế nếu hàng bị trả lại hoặc tái nhập
– Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế: Trong vòng 90 ngày kể từ ngày xuất khẩu
– Hồ sơ hoàn thuế GTGT: Tờ khai xuất khẩu, hợp đồng, vận đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng
- Thực hiện báo cáo:
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý
– Báo cáo thuế GTGT hàng tháng/quý
– Báo cáo tình hình xuất nhập khẩu với Bộ Công Thương (nếu thuộc ngành hàng quản lý chuyên ngành)
- Hậu kiểm hải quan:
– Cơ quan hải quan có thể tiến hành hậu kiểm trong vòng 5 năm kể từ ngày xuất khẩu
– Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu
– Phạt vi phạm hành chính: 1-2 lần số thuế thiếu (nếu phát hiện sai phạm)
- Giải quyết các vấn đề phát sinh:
– Khiếu nại về chất lượng hàng hóa
– Tranh chấp hợp đồng ngoại thương
– Xử lý hàng tồn tại cảng nước ngoài (nếu có)
Thủ tục hoàn thuế GTGT cho hàng xuất khẩu (2025):
– Chuẩn bị hồ sơ (tờ khai, vận đơn, C/O, hợp đồng, chứng từ thanh toán)
– Nộp hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
– Cơ quan thuế thẩm định trong 7 ngày làm việc
– Nhận tiền hoàn thuế trong 6 ngày làm việc sau khi có quyết định hoàn thuế
Lỗi thường gặp: Không lưu trữ đầy đủ chứng từ dẫn đến khó khăn khi hậu kiểm, nộp hồ sơ hoàn thuế quá hạn 90 ngày, không đảm bảo điều kiện thanh toán qua ngân hàng dẫn đến không được hoàn thuế GTGT, không giải trình được sự khác biệt giữa số liệu kê khai với thực tế khi bị hậu kiểm.
4. Checklist quy trình xuất khẩu hàng hóa
BẢNG CHECKLIST TỔNG HỢP QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
GIAI ĐOẠN 1: TRƯỚC KHI XUẤT KHẨU
– Tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng
– Soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất khẩu
– Xác định Incoterms phù hợp (FOB, CIF, CFR…)
– Thỏa thuận phương thức thanh toán an toàn
– Kiểm tra mã HS code chính xác của sản phẩm
– Kiểm tra quy định hạn ngạch, cấm/quản lý xuất khẩu
– Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng có điều kiện)
– Kiểm tra tiêu chuẩn, quy cách đóng gói của nước nhập khẩu
– Chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất theo đơn hàng
– Đăng ký kiểm tra chất lượng/kiểm dịch (nếu cần)
GIAI ĐOẠN 2: TRONG QUÁ TRÌNH XUẤT KHẨU
– Đóng gói sản phẩm theo tiêu chuẩn xuất khẩu
– Dán nhãn đúng yêu cầu (shipping mark, cảnh báo…)
– Lập Packing List chi tiết
– Liên hệ hãng vận tải/booking container
– Kiểm tra container trước khi nhận
– Đóng hàng vào container và niêm phong
– Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing List…)
– Xin cấp C/O tại VCCI hoặc Bộ Công Thương
– Khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS
– Nộp thuế xuất khẩu (nếu có)
– Chuẩn bị hàng cho kiểm hóa (nếu bị luồng đỏ)
– Hoàn tất thủ tục thông quan
– Làm thủ tục vào cảng và giao hàng cho hãng vận tải
– Nhận vận đơn (B/L, AWB) từ hãng vận tải
– Lập bộ chứng từ để thanh toán
GIAI ĐOẠN 3: SAU KHI XUẤT KHẨU
– Nộp chứng từ thanh toán cho ngân hàng (nếu L/C)
– Gửi chứng từ cho khách hàng (nếu T/T)
– Theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hóa
– Xác nhận việc nhận hàng với khách hàng
– Xác nhận đã nhận thanh toán đầy đủ
– Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế GTGT
– Nộp hồ sơ hoàn thuế (trong vòng 90 ngày)
– Lưu trữ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu (ít nhất 5 năm)
– Chuẩn bị cho hậu kiểm hải quan (nếu có)
Checklist này được thiết kế để giúp doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu có thể theo dõi từng bước trong quy trình. Doanh nghiệp nên sử dụng checklist này như một công cụ quản lý quy trình, đánh dấu từng bước đã hoàn thành để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khâu nào.
5. Những lưu ý, kinh nghiệm thực tiễn & sai lầm phổ biến khi xuất khẩu
Lỗi thường gặp khi xuất khẩu hàng hóa (cập nhật 2025)
- Lỗi về hợp đồng và đàm phán:
– Thiếu hiểu biết về Incoterms, chọn điều kiện bất lợi (như EXW thay vì FOB/CIF)
– Không thỏa thuận cụ thể về phương thức, thời hạn thanh toán
– Thiếu điều khoản xử lý tranh chấp, bất khả kháng
– Không xác định rõ trách nhiệm bảo hiểm, chi phí vận chuyển
- Lỗi về thủ tục pháp lý:
– Xác định sai mã HS code dẫn đến khai báo sai, áp dụng sai thuế suất
– Không nắm rõ quy định cấm/hạn chế tại thị trường xuất khẩu
– Không xin giấy phép với hàng xuất khẩu có điều kiện
– Không kiểm tra quy định về tiêu chuẩn, nhãn mác tại nước đích
- Lỗi về đóng gói và vận chuyển:
– Sử dụng bao bì không đạt chuẩn quốc tế (như pallet gỗ không qua xử lý ISPM15)
– Đóng quá tải hoặc mất cân bằng trong container, gây hư hỏng
– Không kiểm tra tình trạng container trước khi nhận
– Đặt chỗ (booking) quá sát ngày xuất hàng, thiếu container hoặc phải trả giá cao
- Lỗi về chứng từ:
– Thông tin không nhất quán giữa các chứng từ (Invoice, B/L, Packing List)
– Nộp hồ sơ C/O trễ hạn, không được hưởng ưu đãi thuế
– Chấp nhận L/C có điều kiện khắt khe, khó thực hiện
– Gửi vận đơn gốc cho người mua khi chưa nhận thanh toán
- Lỗi về kiểm soát chất lượng:
– Thiếu kiểm soát chất lượng trước khi xuất hàng
– Không lấy mẫu kiểm nghiệm đối với hàng thực phẩm, nông sản
– Không kiểm tra dư lượng thuốc trừ sâu, kim loại nặng theo quy định thị trường đích
10 Tip tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro khi xuất khẩu
- Tối ưu hóa Incoterms:
– Đối với thị trường quen thuộc: Sử dụng FOB thay vì CIF để giảm chi phí bảo hiểm
– Đối với thị trường mới: Ưu tiên CIF để kiểm soát vận chuyển và chứng minh năng lực
- Tận dụng FTA hiệu quả:
– Nghiên cứu quy tắc xuất xứ để tận dụng ưu đãi thuế quan
– Tính toán lại cơ cấu nguyên liệu để đạt tiêu chuẩn RVC/CTC
- Tối ưu hóa container:
– Tính toán kích thước đóng gói để tận dụng tối đa không gian container
– Ghép hàng lẻ (LCL) khi khối lượng xuất nhỏ
- Đa dạng hóa phương thức thanh toán:
– Sử dụng L/C với đối tác mới
– Chuyển sang T/T khi đã xây dựng uy tín
- Ứng dụng công nghệ:
– Sử dụng phần mềm quản lý quy trình xuất khẩu
– Áp dụng blockchain cho chứng từ xuất khẩu (giảm 20% thời gian xử lý)
- Làm việc với đại lý hải quan chuyên nghiệp:
– Tăng tỷ lệ luồng xanh, giảm thời gian thông quan
– Giảm sai sót trong khai báo hải quan
- Chủ động kiểm soát chất lượng:
– Kiểm tra hàng trước khi xuất để tránh khiếu nại, trả hàng
– Áp dụng tiêu chuẩn cao hơn yêu cầu tối thiểu của thị trường nhập khẩu
- Mua bảo hiểm phù hợp:
– Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu (Marine Insurance)
– Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu (Export Credit Insurance)
- Tối ưu hóa lưu kho và bãi:
– Lên kế hoạch giao hàng đúng thời điểm để tránh phí lưu bãi
– Khảo sát phí lưu kho tại các cảng khác nhau để lựa chọn tối ưu
- Xây dựng quan hệ đối tác dài hạn:
– Với hãng vận tải để được ưu tiên book chỗ và giảm giá
– Với đối tác nhập khẩu để đơn giản hóa quy trình và giảm chi phí
6. Quy định pháp lý mới nhất về xuất khẩu hàng hóa 2025
Năm 2025, Việt Nam đã có nhiều thay đổi quan trọng trong các quy định xuất khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp cần cập nhật để tránh rủi ro pháp lý và tận dụng các cơ hội mới.
Quy định mới nổi bật 2025
| Quy định | Nội dung chính | Tác động đến doanh nghiệp |
| Nghị định 122/2024/NĐ-CP | Quy định mới về quy tắc xuất xứ trong RCEP và EVFTA | Thay đổi tiêu chí xuất xứ cho hàng dệt may, nông sản; doanh nghiệp cần điều chỉnh nguồn nguyên liệu |
| Thông tư 16/2024/TT-BCT | Sửa đổi danh mục hàng hóa xuất khẩu có điều kiện | Bổ sung 22 mặt hàng vào danh sách cần giấy phép; doanh nghiệp cần kiểm tra lại mặt hàng của mình |
| Quyết định 528/QĐ-TTg | Quy định về cơ chế một cửa quốc gia và ASEAN | 100% thủ tục hải quan thực hiện trên môi trường điện tử; doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống CNTT tương thích |
| Luật Thuế xuất nhập khẩu (sửa đổi) | Cập nhật thuế xuất khẩu cho một số mặt hàng | Tăng thuế xuất khẩu với khoáng sản thô, giảm thuế với hàng chế biến; doanh nghiệp cần tính toán lại giá thành |
| Thông tư 09/2024/TT-BTC | Quy định mới về hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu | Rút ngắn thời gian hoàn thuế từ 15 ngày xuống 7 ngày, đơn giản hóa hồ sơ; doanh nghiệp được cải thiện dòng tiền |
| Quyết định 41/2024/QĐ-TTg | Quy định về quản lý rủi ro trong hoạt động XNK | Hệ thống chấm điểm doanh nghiệp xuất khẩu; doanh nghiệp cần xây dựng lịch sử tuân thủ tốt |
Các thay đổi quan trọng cần lưu ý
- Số hóa toàn diện quy trình xuất khẩu:
– Từ tháng 6/2025: 100% thủ tục hải quan thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS
– Từ tháng 9/2025: Áp dụng C/O điện tử với tất cả thị trường FTA
– Từ tháng 12/2025: Kết nối hải quan Việt Nam với hải quan các nước ASEAN, EU
- Thay đổi trong quy tắc xuất xứ FTA:
– EVFTA: Tăng tỷ lệ nguyên liệu trong nước từ 40% lên 45% với dệt may
– RCEP: Đơn giản hóa quy tắc xuất xứ cộng gộp, cho phép cộng gộp nguyên liệu từ 15 nước thành viên
– CPTPP: Bổ sung cơ chế tự chứng nhận xuất xứ của nhà sản xuất
- Quy định mới về thương mại điện tử xuyên biên giới:
– Hàng xuất khẩu qua sàn TMĐT được áp dụng quy trình rút gọn với đơn hàng dưới 1.000 USD
– Cho phép khai hải quan gộp nhiều đơn hàng nhỏ thành một tờ khai
– Áp dụng mã HS riêng cho hàng xuất khẩu TMĐT
- Tiêu chuẩn kỹ thuật và quy chuẩn mới:
– EU áp dụng quy định Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) với hàng nhập khẩu
– Mỹ tăng cường yêu cầu an toàn thực phẩm theo đạo luật FSMA
– Nhật Bản cập nhật quy định về dư lượng thuốc trừ sâu đối với rau quả tươi
Bảng so sánh trước – sau một số thay đổi quan trọng
| Nội dung | Quy định cũ (2023–2024) | Quy định mới (2025) |
| Thời gian hoàn thuế GTGT | 15 ngày làm việc | 7 ngày làm việc |
| Xin cấp C/O | Trực tiếp tại VCCI/Bộ Công Thương | 100% trực tuyến, có chữ ký số |
| Phân luồng hải quan | 60% luồng xanh | 75% luồng xanh với doanh nghiệp uy tín |
| Thủ tục kiểm dịch | Trước khi khai hải quan | Song song với khai hải quan |
| Khai báo hải quan | Quy trình riêng cho từng loại hàng | Một cửa duy nhất cho mọi loại hàng |
| Thanh toán thuế | Trước khi thông quan | Bảo lãnh ngân hàng, thanh toán sau 30 ngày |
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới thông qua website của Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn), Bộ Công Thương (moit.gov.vn) và VCCI (vcci.com.vn) để điều chỉnh quy trình xuất khẩu phù hợp. Việc thích ứng nhanh với các quy định mới không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
7. Điểm đặc thù theo ngành hàng/các trường hợp xuất khẩu đặc biệt và qua thương mại điện tử
Đặc thù xuất khẩu theo ngành hàng
- Nông sản (gạo, trái cây, cà phê):
– Yêu cầu kiểm dịch thực vật nghiêm ngặt (Giấy KDTV từ Cục Bảo vệ thực vật)
– Cần giấy phép xuất khẩu với gạo (từ Bộ Công Thương, thời hạn 7 ngày làm việc)
– Yêu cầu xử lý đặc biệt (chiếu xạ, xử lý nhiệt, khử trùng) tùy thị trường
– Kiểm soát dư lượng thuốc BVTV và độc tố nấm mốc
– Chuỗi lạnh bắt buộc với trái cây tươi xuất khẩu
– Thời gian thông quan ngắn do tính chất mau hỏng
- Thủy sản (tôm, cá, mực):
– Bắt buộc có giấy chứng nhận HACCP, BRC hoặc ISO 22000
– Cần giấy kiểm dịch động vật thủy sản từ Nafiqad
– Kiểm tra chất cấm, kháng sinh nghiêm ngặt theo thị trường
– Truy xuất nguồn gốc đến tận hộ nuôi/đánh bắt
– Chứng nhận khai thác IUU bắt buộc với EU
– Nhiều nước yêu cầu đăng ký cơ sở trước khi xuất (như FDA của Mỹ)
- Dệt may:
– Quy tắc xuất xứ phức tạp (yêu cầu “từ vải trở đi” với CPTPP, EVFTA)
– Cần giấy chứng nhận không sử dụng chất cấm (formaldehyde, azo dyes…)
– Test flammability (khả năng chống cháy) bắt buộc với hàng trẻ em
– Tem mác phải đầy đủ thành phần, hướng dẫn giặt là theo tiêu chuẩn quốc tế
– Nhiều thị trường yêu cầu kiểm tra trước khi xuất hàng (PSI)
- Đồ gỗ và nội thất:
– Chứng nhận gỗ hợp pháp FSC/PEFC bắt buộc với thị trường EU, Mỹ
– Cần Giấy phép FLEGT-VPA khi xuất sang EU từ 2025
– Kiểm tra độc tố formaldehyde trong ván ép, keo dán
– Xử lý côn trùng theo tiêu chuẩn ISPM-15
– Kiểm định khả năng chịu lực, độ bền với đồ nội thất
- Máy móc và thiết bị điện tử:
– Cần giấy chứng nhận an toàn điện (CE cho châu Âu, UL cho Mỹ…)
– Kiểm tra tiêu chuẩn EMC (tương thích điện từ)
– Tuân thủ quy định RoHS về hạn chế chất độc hại
– Dễ bị kiểm tra vi phạm sở hữu trí tuệ, bằng sáng chế
– Mã hàng HS phức tạp, dễ nhầm lẫn
Xuất khẩu qua thương mại điện tử
- Quy trình xuất khẩu TMĐT đơn giản hơn:
– Áp dụng tờ khai hải quan mẫu HQ/2022/TMĐT (mới từ 2024)
– Cho phép khai gộp nhiều lô hàng trong cùng ngày
– Ngưỡng miễn thuế tại nhiều thị trường: Mỹ (800 USD), EU (150 EUR)
– Sử dụng đơn vị giao nhận quốc tế (DHL, FedEx, UPS) lo toàn bộ thủ tục
- Giấy tờ đơn giản hơn:
– Invoice thương mại từ sàn TMĐT được chấp nhận
– Không cần C/O với đơn hàng dưới ngưỡng miễn thuế
– Packing list đơn giản hoặc chỉ cần ảnh chụp hàng hóa
- Lưu ý đặc biệt:
– Vẫn phải tuân thủ quy định cấm/hạn chế xuất khẩu
– Cần đăng ký thuế ở thị trường xuất khẩu (VAT/GST registration)
– Mô tả hàng hóa phải chính xác, đầy đủ
– Nắm rõ quy định hải quan đặc thù của mỗi thị trường
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
- Xây dựng quy trình xuất khẩu riêng theo ngành hàng:
– Nghiên cứu kỹ yêu cầu đặc thù của ngành
– Tham vấn hiệp hội ngành hàng và chuyên gia
- Tìm hiểu quy định cụ thể của thị trường đích:
– EU: REACH, CE marking, Novel Food Regulation, EUDR…
– Mỹ: FDA, USDA, FTC, CPSC tùy ngành hàng
– Nhật: JAS, JETRO, MHLW standards
- Kết hợp kênh xuất khẩu truyền thống và TMĐT:
– Sử dụng TMĐT để thâm nhập thị trường mới với chi phí thấp
– Mở rộng quy mô qua kênh B2B truyền thống khi đã có chỗ đứng
- Ứng dụng công nghệ trong quy trình xuất khẩu:
– Blockchain cho truy xuất nguồn gốc
– AI phân tích dữ liệu thị trường
– IoT theo dõi vận chuyển và bảo quản hàng hóa
Mỗi ngành hàng và kênh xuất khẩu đều có đặc thù riêng, đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ và xây dựng quy trình xuất khẩu phù hợp. Việc nắm vững đặc thù ngành sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý.
