Bộ chứng từ xuất khẩu là chứng từ vô cùng quan trọng. Theo đó, bộ chứng từ này chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm, điều khoản hợp tác và cách thức giao dịch… bộ thông tin này sẽ là căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường nếu có xảy ra mâu thuẫn. Do vậy các doanh nghiệp có ý định xuất khẩu hàng hóa cần phải nắm vững thông tin đầy đủ của một bộ chứng từ xuất khẩu. Bài viết hôm nay Top Cargo sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng về bộ chứng từ này.
1. Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Bắt Buộc
Đối với từng mặt hàng khác nhau, bộ chứng từ xuất khẩu cũng có sự khác nhau. Do vậy Top Cargo sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về một bộ chứng từ bắt buộc phải có.
- Sale Contract (Hợp đồng thương mại): Đây là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán, bao gồm các nội dung liên quan như; Thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện hợp tác, phương án giao hàng, hình thức thanh toán… Có nhiều trường hợp người mua và người bán không lập Hợp đồng thương mại mà áp dụng đơn đặt hàng (Purchase Order – PO), đây được xem là trường hợp đặc biệt của Hợp đồng thương mại và PO khi có chữ ký của bên mua (bên đặt hàng) sẽ được xem là đã hợp lệ. Xem chi tiết Sale contract là gì
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Chứng từ này có chức năng như một chứng từ thanh toán do người xuất khẩu phát hành để yêu cầu người mua thanh toán tiến hàng theo những gì đã thỏa thuận trong Hợp đồng thương mại. Do đó, trong Commercial Invoice cần nêu rõ những nội dung: Đơn giá bán, Tổng số tiền cần thanh toán, Phương thức thanh toán, Thông tin ngân hàng người nhận, Thời hạn thanh toán…
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Chứng từ này nêu rõ cách thức đóng gói hàng hóa. Nó giúp người đọc biết được lô hàng gồm bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích từng kiện & tổng tất cả các kiện….
- Vận đơn (Bill of Lading): Đóng vai trò là BIÊN LAI GIAO HÀNG khi người vận chuyển giao hàng đến địa điểm chỉ định trong hợp đồng. Có nhiều loại vận đơn khác nhau và mỗi loại sẽ có điều kiện & điều khoản riêng nhưng chung quy lại, vận đơn là hợp đồng có giá trị pháp lý và nêu rõ loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được vận chuyển.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đây là chứng từ quan trọng cần phải lập và kê khai đầy đủ với vơ quan hải quan. Văn bản này được kê khai bởi chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển, trình bày đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện vận chuyển khi tiến hành xuất khẩu hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
2. Bộ Chứng Từ Không Bắt Buộc
Ngoài 05 bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc kể trên còn có các hứng từ xuất nhập khẩu không thuộc diện bắt buộc phải có như:
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Tài liệu này không có chức năng thanh toán như Commercial Invoice mà nó đóng vai trò xác nhận thông tin vận chuyển hàng hóa và số tiền mà người mua cần phải trả. Tài liệu này chỉ được sử dụng trong quá trình làm thủ tục hải quan.
- Thư tín dụng (Letter of Credit hoặc L/C): Do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. LC thông thường được sử dụng trong lần mua bán đầu tiên hoặc đối với lô hàng có giá trị lớn và cần có một bên thứ 3 (Ngân hàng) đứng ra bảo lãnh thanh toán nhằm giảm thiểu rủi ro cho cả người mua và người bán.
- Chứng từ bảo hiểm vận chuyển (Insurance): Chứng từ này có hay không sẽ tùy thuộc vào thỏa thuận giữa người mua và người bán.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO/COO): Tài liệu này được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, cho biết nguồn gốc xuất sứ của hàng hóa. CO đóng vai trò quan trọng đối với người gửi hoặc người nhận hàng trong một số trường hợp đặc biệt, nó giúp họ nhận được mức thuế ưu đãi theo luật hiện hành.
3. Có những chứng từ nào khác?
– Giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu
Áp dụng đối với một số mặt hàng theo danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu cần có giấy phép. Điển hình có thể kể đến như: Giấy phép XNK sản phẩm mật mã dân sự, sản phẩm an toàn thông tin mạng, Giấy phép nhập khẩu máy in và các thiết bị ngành in thuộc danh mục quản lý
– Giấy chứng nhận chất lượng:
- Giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận hợp quy với hàng hóa nhóm 2
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng áp dụng đối với hàng hóa nhập khẩu
- Giấy chứng nhận kiểm dịch khi xuất nhập khẩu sản phẩm nông lâm nghiệp
- Chứng thư hun trùng (khi sử dụng pallet hoặc thùng gỗ để đóng gói hàng hóa)
- Kết quả thử nghiệm vận chuyển đối với hàng hóa nguy hiểm
- MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với hàng hóa có chứa hóa chất nguy hiểm
– Chứng từ xuất nhập khẩu bổ sung
- Bảng kê khai lâm sản
- Chứng từ đối với hàng hoá xuất nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế quy định tại Khoản 3, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC.
- Chứng từ hải quan đối với hàng hóa miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu quy định tại Khoản 4, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC.Chứng từ hải quan đối với trường hợp được giảm thuế hoặc không thu thuế quy định tại Khoản 5, Khoản 6, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành)
Bên trên là những thông tin về Bô chứng từ xuất khẩu bắt buộc, quý bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu chi tiết từng chứng từ vui lòng theo dõi Fanpage Top Cargo.
Top Cargo hiện là đơn vị tư vấn xuất khẩu, mang đến những giải pháp về đầu ra và nguồn khách hàng quốc tế tiềm năng. Quý đối tác có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ vui lòng liên hệ Hotline 0967 582 499.
