Hiểu rõ được quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc tiếp cận thị trường quốc tế với sản phẩm của mình. Vì thế, nếu bạn đang lên kế hoạch xuất khẩu bằng đường biển, không nên bỏ qua bất kỳ thông tin chi tiết nào về quy trình cũng như ưu nhược điểm của phương thức này. Hãy cùng Top Cargo tham khảo ngay bài viết sau đây nhé!
Đặc điểm khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Tùy thuộc vào từng loại hàng, sẽ có các phương thức vận chuyển riêng biệt. Đối với các mặt hàng đông lạnh, thường được vận chuyển bằng các loại tàu được trang bị thiết bị máy lạnh và di chuyển nhanh chóng để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận một cách nhanh nhất và tránh được hư hỏng.
Các loại hàng container thường được vận chuyển bằng các tàu chuyên chở container, có kích thước lớn và có khả năng chịu được tải trọng lớn. Trong khi đó, các loại hàng chất lỏng và hóa chất thường được vận chuyển thông qua các phương tiện vận tải đặc biệt chuyên dụng.
Ưu nhược điểm khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
1. Ưu điểm:
Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường biển đã được nhiều doanh nghiệp nghiên cứu và lựa chọn, điều này được chứng minh bởi những ưu điểm mà hình thức vận chuyển này mang lại cho họ. Dưới đây là một số điểm tích cực:
- Tiết kiệm chi phí: So với các phương tiện vận chuyển khác như hàng không hay đường bộ, vận chuyển qua đường biển thường tiết kiệm chi phí hơn, bao gồm cả phí vận chuyển và thuế. Thường có chi phí rẻ hơn từ 4-6 lần so với vận chuyển bằng đường hàng không.
- Năng lực vận chuyển lớn: Đường biển có khả năng chuyên chở hàng hóa có kích thước lớn và trọng lượng nặng, bao gồm cả hàng cồng kềnh như đồ nội thất và xe cộ.
- Đa dạng hình thức vận chuyển: Cung cấp nhiều phương thức vận chuyển khác nhau như FCL (Full Container Load), LCL (Less than Container Load), RORO (Roll-on/roll-off),… để khách hàng lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.
- Hiệu quả cho chuyến đi xa: Đường biển cho phép chuyển hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới một cách hiệu quả, đặc biệt là khi cần vận chuyển hàng hóa đến các điểm địa lí xa.
- Thân thiện với môi trường: So với hàng không và đường bộ, vận chuyển qua đường biển thường ít tác động hơn đến môi trường và gặp ít trở ngại hơn.
Với những ưu điểm này, vận chuyển hàng qua đường biển đang trở nên ngày càng phổ biến, đặc biệt là khi cần chuyển hàng với khối lượng lớn và khoảng cách xa. Tuy nhiên, như mọi hình thức vận chuyển khác, đường biển cũng có những hạn chế và quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa cũng đồng thời gặp phải một số thách thức.
2. Nhược điểm:
Dưới đây là những điểm hạn chế của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển còn tồn tại:
Di chuyển chậm: Quá trình di chuyển qua đường biển thường mất nhiều thời gian, có thể kéo dài từ vài tuần đến cả tháng để chuyển hàng hóa đi quốc tế.
Không phù hợp cho lượng hàng ít: Vận chuyển hàng lượng ít qua đường biển có thể gây ra chi phí cao hơn so với lượng hàng.
Yêu cầu kỹ thuật cao trong bảo quản chất lượng hàng hóa: Bảo quản chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển qua đường biển đòi hỏi kỹ thuật và phương tiện phù hợp.
Rủi ro hư hỏng và mất mát: Hàng hóa xuất khẩu qua đường biển thường gặp nhiều rủi ro hơn, bao gồm các yếu tố như thời tiết, cướp biển (mặc dù rất hiếm).
Khi xem xét việc chọn phương thức vận chuyển, cân nhắc đặc điểm của hàng hóa cần xuất khẩu cùng với những ưu và nhược điểm đã nêu trên. Vận chuyển qua đường biển thường phù hợp với những loại hàng như:
- Hàng đóng hộp
- Giày da hoặc vải
- Đồ chơi
- Khoáng sản có giá trị thấp và số lượng lớn như than quặng
- Hàng hóa dễ hỏng hoặc có tính chất đặc biệt như hàng đông lạnh hoặc có kích thước siêu nặng.
Đối với những loại hàng này, vận chuyển qua đường biển thường là lựa chọn phù hợp nhất để đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí.
>> Có thể bạn quan tâm:
Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Bước 1: Đàm phán điều khoản và ký kết hợp đồng
Bước quan trọng nhất và đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển là đàm phán và ký kết hợp đồng. Đây là giai đoạn quyết định đến lợi nhuận của công ty, xác định khách hàng tiềm năng và lâu dài. Do đó, cả hai bên mua và bán phải tiến hành thương lượng và phân chia trách nhiệm rõ ràng dựa trên các điều khoản của hợp đồng thương mại quốc tế.
Là một nhà xuất khẩu, việc thẩm định khách hàng là rất quan trọng để tránh những rủi ro không mong muốn. Bạn cần tìm hiểu về các loại giấy tờ mà quốc gia nhập khẩu yêu cầu để chuẩn bị cho việc nhập khẩu mặt hàng đó. Sau đó, thống nhất việc chuẩn bị và giao cho người mua, đặc biệt là trong trường hợp hàng xuất khẩu không thể vận chuyển về được.
Bước 2: Thực hiện xin giấy phép xuất khẩu
Không có giấy phép xuất khẩu, việc xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là không thể. Doanh nghiệp cần phải đăng ký và xin giấy phép xuất khẩu để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa. Thường, giấy phép này được xin một lần sử dụng để phục vụ cho việc xuất khẩu cụ thể.
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Trong trường hợp hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện CIF hoặc CNF, công ty sẽ có trách nhiệm thu xếp và thanh toán chi phí vận chuyển bằng đường biển. Điều này đồng nghĩa với việc công ty cần liên hệ với các hãng tàu để đặt chỗ và thuê container rỗng để vận chuyển lô hàng.
Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Sau khi đã nhận được thông báo booking từ hãng tàu, công ty cần nhanh chóng hoàn tất quá trình chuẩn bị hàng hóa để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về số lượng và chất lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Đồng thời, việc hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ liên quan đến hàng hóa cũng là điều cần thiết để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Trong bước này, công ty xuất khẩu cần đặt chỗ với công ty vận chuyển để nhận container và đóng gói hàng. Tuy nhiên, cách lấy container có thể khác nhau tùy thuộc vào từng hãng tàu. Do đó, công ty cần kiểm tra kỹ các thông tin và quy định của hãng tàu để hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi và tránh gặp phải sự cố không mong muốn.
Khi container đã được nhận, công ty sẽ kéo container về kho để đóng gói hàng hóa. Lúc nhận container, cần chú ý kiểm tra tình trạng của nó, bao gồm xem container có bị thủng, hư hỏng ván sàn hay không, vì những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển đường biển.
Trong quá trình đóng gói, nếu lô hàng cần phải được kiểm tra tại cảng (ví dụ: kiểm dịch), cần kẹp chì tạm để hạ container xuống cảng. Khi lấy mẫu để kiểm tra, hãy sử dụng ống của công ty vận chuyển để tránh chi phí yêu cầu sử dụng ống mới. Sau khi đã đóng gói hàng, cần chuẩn bị giấy xác nhận khối lượng (VGM) để xuất trình tại cảng.
Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng
Việc mua bảo hiểm cho hàng hóa là một biện pháp phòng tránh những rủi ro bất ngờ trong quá trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển. Bạn có thể liên hệ với các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, và số tiền phải trả sẽ phụ thuộc vào giá trị của hàng hóa. Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển theo điều kiện FOB hoặc CNF, thì việc mua bảo hiểm không cần thiết.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Đây là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển, và trong bước này, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết bao gồm hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, kiện hàng, giấy giới thiệu… Bộ phận hải quan sẽ kiểm tra và quyết định thông quan cho lô hàng của công ty.
- Đăng ký tờ khai: Nhân viên đăng ký sẽ nhập thông tin từ bước mở tờ khai và trình lãnh đạo hải quan để được ký thông quan cho lô hàng xuất khẩu. Nếu một mặt hàng thuộc danh mục kiểm soát, có thể sẽ được kiểm tra chi tiết hơn.
- Trả lệ phí: Doanh nghiệp cần phải trả lệ phí thủ tục hải quan.
- Lấy tờ khai: Hải quan sẽ nhập số container và số seal vào tờ khai.
- Xử lý khiếu nại: Nhân viên làm thủ tục hải quan sẽ kiểm tra container và seal đã được hạ và hạ đúng cách.
- Nhập vận đơn: Người giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng của container.
- Khai hải quan thực xuất: Sau khi giao lô hàng cho khách hàng, nhân viên giao nhận phải thực xuất lô hàng và cung cấp các chứng từ liên quan như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, và vận đơn đường biển.
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Sau khi lô hàng đã được thông quan, công ty cần nộp hóa đơn từng khoản cho công ty vận chuyển để lấy vận đơn. Việc này phải được thực hiện trước giờ đóng cửa và trước giai đoạn dỡ hàng. Quá trình giao hàng cho tàu sẽ được hoàn thành khi nhận được vận đơn, có thể là vận đơn gốc (3 bản) hoặc vận đơn đã từ bỏ.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Người thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán, bao gồm: hóa đơn thương mại, giấy gửi hàng đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), danh sách đóng gói và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng, một bộ chứng từ phải được nộp cho ngân hàng thông báo.
Hy vọng với những thông tin về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mà Top Cargo vừa cung cấp. Sẽ giúp các cá nhân và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này. Đừng để sự phức tạp của quy trình trở thành rào cản đưa sản phẩm ra thế giới. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được dịch vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tốt nhất!
