Manifest là một phần quan trọng không thể thiếu trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu. Để hiểu rõ hơn về khái niệm Manifest là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Topcargo để biết thêm nhiều thông tin về manifest nhé!
Manifest là gì?
Manifest là một phần không thể thiếu trong các hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Được xem như hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hóa cùng với các chứng từ và giấy tờ tương ứng, manifest đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan cho tàu xuất nhập cảnh.
Khi hàng hóa đến cảng, hãng tàu sẽ nhận được thông báo về việc hàng đã đến, được gọi là arrival notice. Việc khai báo hải quan thường do các đại lý tại cảng thực hiện, bao gồm thông tin về số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về hàng hóa, ngày tàu ra khơi và ngày phát hành vận đơn.
Thông tin khai báo hải quan phải khớp chính xác với thông tin đã được cung cấp bởi người xuất khẩu. Hãng tàu và forwarder sẽ khai báo thông tin về hàng hóa với cơ quan hải quan, gọi là khai manifest. Forwarder sẽ khai báo manifest cho house bill of lading, trong khi đó hãng tàu sẽ khai báo manifest cho master bill of lading.
Khi người nhận đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ so sánh thông tin trên lệnh giao hàng với thông tin trên manifest. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin và quy trình giao nhận hàng hóa. Đối chiếu thành công sẽ dẫn đến việc giao nhận hàng hóa được tiến hành một cách suôn sẻ và nhanh chóng. Để đảm bảo nhận hàng sớm, việc khai báo manifest cần được thực hiện kỹ lưỡng và đúng thời hạn.
>> Xem thêm: Partial shipment là gì – Các điều khoản giao hàng từng phần
Manifest được khai báo ở đâu? Cách khai báo như thế nào?
Manifest được khai báo tại các cổng thông tin một cửa quốc gia, theo mẫu tờ khai định dạng và tiêu chuẩn được công bố bởi tổng cục hải quan. Người khai hải quan có thể thực hiện khai báo manifest trực tiếp trên các trang web của tổng cục hải quan. Hãng tàu thường phải thực hiện khai báo manifest trước khi hàng hóa cập cảng từ một đến hai ngày. Tuy nhiên, một số quốc gia yêu cầu hãng tàu thực hiện khai báo manifest sau 12 giờ kể từ khi tàu ra khơi, như Trung Quốc và Nhật Bản, nhằm hạn chế buôn lậu hàng hóa.
Nếu hãng tàu khai báo manifest quá trễ so với quy định, họ sẽ phải đối mặt với mức phạt quy định. Chỉnh sửa manifest sau khi hàng hóa đã được thông quan có thể gặp nhiều khó khăn và tốn kém. Vì vậy, quá trình khai báo manifest cần được thực hiện một cách cẩn thận và kịp thời.
Cách khai báo manifest chi tiết nhất năm 2023
Để thực hiện khai báo manifest một cách chi tiết và hiệu quả, bạn cần tuân thủ các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Hải quan hoặc các cổng thông tin một cửa quốc gia.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống và tải về mẫu Excel đã được chuẩn bị sẵn.
Bước 3: Điền thông tin vào mẫu Excel một cách đầy đủ và chính xác. Lưu ý không được thay đổi tên các sheet trong file Excel, không xóa hoặc sửa đổi các dữ liệu trong sheet Declaration List vì đó là dữ liệu chuẩn của hệ thống.
Các sheet trong mẫu Excel bao gồm:
- Declaration List: Chứa các dữ liệu chuẩn của hệ thống, không được sửa đổi.
- House Bill of Lading: Để forwarder khai báo các vận đơn gom hàng.
- Goods Declaration: Dùng để khai báo thông tin về hàng hóa.
- Crew List: Khai báo thông tin về hành lý thuyền viên.
- Ship’s Store Declaration: Khai báo bản khai dự trữ của tàu.
- Passenger List: Khai báo danh sách hành khách.
Cách khai báo cụ thể cho manifest:
- Ô B3: Nhập số hồ sơ cần khai báo.
- Ô B4: Nhập năm đăng ký.
- Ô B5: Lựa chọn chức năng của chứng từ phù hợp.
- Ô B6: Nhập tên và địa chỉ người gửi hàng.
- Ô B7: Nhập tên và địa chỉ người nhận hàng.
- Ô B8: Nhập tên và địa chỉ người thông báo 1.
- Ô B3 – bạn nhập số của hồ sơ cần khai báo.
- Ô B4 – thực hiện nhập năm mà bạn đăng ký.
- Ô B5 – đưa ra lựa chọn về chức năng của chứng từ sao cho phù hợp.
- Ô B6 – nhập tên và địa chỉ của người gửi hàng như trên vận đơn của bạn.
- Ô B7 – nhập tên cũng như địa chỉ bên người nhận hàng như trên vận đơn.
- Ô B8 – nhập tên cũng như địa chỉ người thực hiện thông báo 1 như trên vận đơn.
Một số lưu ý khi bạn thực hiện khai báo online manifest
Khi thực hiện khai báo online manifest, có một số lưu ý quan trọng sau:
- Mật khẩu: Mật khẩu bạn tạo phải chứa ít nhất 8 ký tự và bao gồm ít nhất một con số.
- Đăng nhập: Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, bạn sẽ thấy danh sách các hồ sơ đã tạo trước đó của hãng hiển thị trên màn hình của bạn. Bạn cần truy cập vào phần quản lý hồ sơ để thực hiện các chức năng khai manifest và sửa đổi hồ sơ theo nội dung đã được khai báo bởi các chủ hàng.
- Trùng khớp thông tin: Khi khai báo, tên phải trùng khớp với thông tin có trên lệnh giao hàng đã được người gửi hàng khai báo.
- Thời gian khai báo: Việc khai báo manifest cần được thực hiện sớm để tránh tình trạng trễ và hạn chế các vấn đề có thể phát sinh.
Hướng dẫn cách chỉnh sửa thủ tục manifest
Để chỉnh sửa thủ tục manifest, bạn có thể tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Sau khi bạn đã chỉnh sửa bản khai theo thông tin mới nhất, bạn cần chọn vào mục mã hồ sơ của lô hàng và thực hiện yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết để yêu cầu hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, bao gồm:
- Công văn yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung manifest.
- Thư điện tử từ các đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh sửa bản khai.
- Master bill of lading của lô hàng.
- House bill of lading của các lô hàng.
Việc này giúp đảm bảo rằng các chỉnh sửa được thực hiện một cách chính xác và hợp pháp, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Những sai sót khi thực hiện khai báo manifest
Khi thực hiện khai báo manifest, có thể gặp phải một số sai sót sau:
- Khai báo sai hoặc nhầm lẫn các thông tin về container.
- Nhầm lẫn giữa CFS/CFS (Container Freight Station to Container Freight Station) và CY/CF (Container Yard to Container Freight).
- Nhầm lẫn các hàng hóa container với các lô hàng lẻ.
- Sai sót hoặc thiếu thông tin về bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu.
- Sai lệch trong khai báo trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa.
Để tránh những sai sót này, cần phải thực hiện việc khai báo một cách cẩn thận và tỉ mỉ, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp manifest để đảm bảo tính chính xác và tránh được các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Bài viết trên vừa cung cấp cho bạn một số thông tin liên quan đến manifest là gì? Hãy theo dõi bài viết và website của Top Cargo để biết thêm nhiều thông tin hấp dẫn liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu nhé!
