Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu thông qua việc ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương. Mặc dù đối diện với những thách thức, nhưng điều này cũng tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp xuất khẩu mở rộng thị trường. Quy trình xuất khẩu hàng hoá bao gồm nhiều bước và thủ tục mà doanh nghiệp cần thực hiện. Trong bài viết này, Top Cargo sẽ chia sẻ 9 bước cơ bản của quy trình xuất khẩu. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về quá trình xuất khẩu hàng hoá cho các doanh nghiệp.
Xác định thị trường cần hướng đến – Tìm kiếm nguồn hàng ổn định
Trước hết, để bắt đầu quá trình xuất khẩu, quan trọng nhất là xác định thị trường mục tiêu và tìm kiếm đối tác mua hàng. Việc này có thể không dễ dàng, và bạn có thể cần liên hệ với các đơn vị xúc tiến thương mại để nhận được thông tin về các khách hàng tiềm năng trong ngành hàng bạn quan tâm. Đồng thời, sau khi có một số lượng khách hàng tiềm năng, bạn cần tiếp tục tìm kiếm và mở rộng danh sách đối tác để tránh sự phụ thuộc vào một số ít đối tác.
Trong quá trình tiếp xúc với đối tác, điều quan trọng là thảo luận về giá cả, điều khoản thanh toán và các điều kiện giao hàng. Đối tác mua hàng thường sẽ so sánh giá với nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định. Đôi khi, bạn có thể phải điều chỉnh giá cả nhiều lần để có được đơn hàng đầu tiên, nhưng vẫn cần đảm bảo lợi nhuận sau khi trừ đi các chi phí.
Đối với các câu hỏi từ phía đối tác mua hàng, như khả năng sản xuất và cung ứng, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và chi phí, bạn cần phải trả lời một cách chi tiết và chính xác. Có thể cần sự hỗ trợ từ một bên thứ ba có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu để đàm phán và giải quyết các vấn đề với đối tác nước ngoài.
Tính toán giá bán để đảm bảo lợi nhuận
Trước khi xuất khẩu, nhà xưởng hoặc doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính giá thành cho lô hàng để có thể lập kế hoạch chi phí và lợi nhuận. Việc này đòi hỏi bạn phải xác định rõ giá vốn sản xuất hoặc giá thu mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, các khoản thuế xuất khẩu, dự kiến lãi, các chi phí liên quan đến thủ tục hải quan và các chi phí phát sinh khác. Mục đích của việc tính toán này là giúp bạn biết được mức lợi nhuận bạn có thể thu được từ một lô hàng cụ thể, từ đó bạn có thể đưa ra các mức giá phù hợp để đối tác nhập khẩu cân nhắc.
Top Cargo cung cấp hướng dẫn tính giá như sau:
INV = C + f1 + X + F + I + N + VAT + f2 + …
Trong đó:
- INV: giá trị Invoice (tức là tổng doanh thu mà người xuất khẩu mong muốn)
- C: giá vốn hàng hóa sau khi sản xuất (tức là giá trị của hàng tại kho của người xuất khẩu)
- f1: các chi phí phát sinh trong nước của quốc gia xuất khẩu (f1 = 0 nếu giao hàng theo điều kiện EXW)
- X: thuế xuất khẩu (X = 0 nếu giao hàng theo điều kiện EXW)
- F: cước vận chuyển quốc tế (nếu người bán phải tự sắp xếp vận chuyển)
- I: phí bảo hiểm (nếu người bán phải mua bảo hiểm)
- N: thuế nhập khẩu (nếu giao hàng theo điều kiện DDP)
- VAT: thuế giá trị gia tăng (nếu giao hàng theo điều kiện DDP)
- f2: các chi phí phát sinh trong nước của quốc gia nhập khẩu (nếu giao hàng theo điều kiện DAP/ DDP)
Để thực hiện phép tính trên, bạn cần biết cách tính Chi phí vận chuyển (F), Thuế xuất khẩu (X), Thuế nhập khẩu (N), và Thuế giá trị gia tăng (VAT), mà chúng tôi sẽ trình bày chi tiết trong các phần sau.
Thỏa thuận giá, chốt đơn hàng và ký kết hợp đồng
Ngoài việc tính toán giá, bạn cũng cần tiến hành đàm phán với đối tác để đạt được các điều khoản thuận lợi hoặc an toàn cho mình. Để đảm bảo thành công, bạn cần hiểu rõ lợi thế và bất lợi của mình so với các đối thủ cạnh tranh, đồng thời phải hiểu được tâm lý và nhu cầu của đối tác nước ngoài.
Ví dụ:
- Nếu bạn không thể chuẩn bị đơn hàng kịp thời và khách hàng không cần gấp, bạn có thể đề xuất giao hàng muộn và thỏa thuận giảm giá hoặc khuyến mãi thêm sản phẩm để thu hút khách hàng.
- Sau khi thống nhất mọi điều khoản quan trọng trong hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành ký kết và thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trước đó.
Thủ tục thanh toán – Bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa
Thanh toán và Thư Tín dụng (LC) trả ngay là hai phương thức thanh toán phổ biến trong giao dịch quốc tế.
Trong trường hợp LC trả ngay, khách hàng nước ngoài sẽ liên hệ với ngân hàng phát hành để chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán quốc tế như: Lệnh chuyển tiền, Đơn xin mua ngoại tệ, Đơn xin mở LC… Mỗi ngân hàng ở mỗi quốc gia có thể yêu cầu các hồ sơ khác nhau.
Thường, đối với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường quốc tế và có uy tín chưa cao, ngân hàng có thể yêu cầu nhà nhập khẩu ký một khoản tiền đặt cọc bằng 100% giá trị LC. Mức độ này có thể thay đổi tùy vào uy tín của doanh nghiệp. Thủ tục chuyển tiền đơn giản và chi phí thấp hơn nhiều so với việc phát hành LC (chỉ mất từ 30 phút đến 1 giờ để chuyển tiền so với 1-2 ngày để mở LC).
Thuê vận tải quốc tế và mua bảo hiểm
Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms, bên bán hoặc bên mua sẽ chịu trách nhiệm thuê vận tải cho lô hàng.
Dựa vào các thông tin cơ bản như số lượng hàng hóa, khối lượng, thể tích, và yêu cầu bảo quản hàng hóa, có thể cân nhắc phương thức vận tải đường biển hoặc hàng không. Việc thuê phương tiện vận tải, đặc biệt là vận tải biển, đòi hỏi kinh nghiệm và kiến thức về xuất khẩu. Do đó, để thuận tiện, các doanh nghiệp thường sẽ thuê phương tiện qua các công ty Forwarder.
Về vấn đề bảo hiểm, có thể phát sinh hoặc không tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên mua và bán, chủ yếu là theo yêu cầu của bên mua. Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững ba điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), và bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác như bảo hiểm chiến tranh, đình công, hay bạo động.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế xuất khẩu theo quy định mới nhất
Xin giấy phép xuất nhập khẩu
Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, việc xin giấy phép xuất nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên. Đối với một số loại hàng hóa, Chính Phủ quy định rằng cần phải xin giấy phép từ bộ chủ quản trước khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.
Các bên liên quan sẽ cần chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất nhập khẩu trước khi mở tờ khai hải quan. Bạn cần lưu ý thời gian mà bộ chủ quản sẽ xem xét hồ sơ và cấp phép để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng. Nếu thường xuyên thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu với các đối tác quen thuộc (cùng loại hàng, cùng nguồn gốc xuất xứ…), bạn có thể xin giấy phép một lần và sử dụng cho nhiều lô hàng xuất nhập khẩu tiếp theo.
Kiểm dịch/ hun trùng/ kiểm định/ thực hiện các kiểm tra chuyên ngành
Tùy thuộc vào yêu cầu của nhà nhập khẩu và chính sách về mặt hàng, người bán có thể phải thực hiện các thủ tục kiểm dịch, hun trùng. Thông thường, hàng hóa có nguồn gốc từ động vật, thực vật (như lúa, gạo, đồ gỗ…) sẽ phải được kiểm dịch.
Trong trường hợp bên mua yêu cầu bên bán cung cấp chứng minh về chất lượng/số lượng hàng hóa sẽ được giao (thường bằng cách thuê một công ty dịch vụ kiểm định uy tín thực hiện), bên bán sẽ hợp tác với công ty dịch vụ đó để tiến hành kiểm định lô hàng và nhận được Giấy Chứng Nhận về chất lượng/số lượng để giao cho bên mua.
Quy trình xuất khẩu – Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bên bán sử dụng bộ chứng từ để thực hiện các thủ tục và tiến hành thông quan xuất khẩu cho lô hàng, sau đó chuyển giao bộ chứng từ cho bên mua để họ tiếp tục làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Bộ chứng từ cũng được sử dụng để xin cấp Chứng chỉ Xuất xứ (CO), giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…
Ngoài các chứng từ bắt buộc, nhà xuất khẩu thường chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu của bên mua. Đặc biệt, nếu thanh toán theo hình thức Thư Tín Dụng (LC), bên bán cần tuân thủ các thủ tục, cách thức và chuẩn bị các chứng từ để đảm bảo thanh toán.
Sau khi giao hàng, bên bán sẽ gửi bộ chứng từ cho bên mua thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế. Trong trường hợp thanh toán theo hình thức Chuyển Khoản (TT), bên bán có thể gửi trực tiếp cho bên mua hoặc thông qua ngân hàng nếu thanh toán theo LC.
Mỗi khi một chứng từ được bên bán soạn thảo và phát hành, bên bán nên gửi trước bản nháp hoặc bản scan qua email cho bên mua để tham khảo. Sau khi hàng thực sự được giao, bên bán thu thập lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng và chính thức gửi bộ chứng từ cho bên mua. Nên gửi một bản scan toàn bộ chứng từ qua email để bên mua xem và xác nhận trước khi gửi bản gốc đi.
Giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng sẽ được đưa lên tàu và vận chuyển đến cảng đích của nước nhập khẩu. Bên bán sẽ thông báo cho bên mua các thông tin liên quan hoặc gửi trước bản scan bộ chứng từ qua email để nhà nhập khẩu kiểm tra và nếu cần, có thể yêu cầu cấp mới hoặc sửa đổi chứng từ.
Khi hàng sắp đến cảng đích, bên mua sẽ nhận được thông báo từ hãng tàu (Arrival Notice) và bắt đầu chuẩn bị các thủ tục để nhận hàng. Bên mua sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết và tiến hành mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Thông thường, các công ty có thể mở tờ khai hải quan nhập khẩu ngay cả khi lô hàng vẫn chưa tới cảng đến. Tuy nhiên, cần chú ý không mở tờ khai quá sớm để tránh tình trạng phải hủy tờ khai nếu hàng đến muộn.
Hy vọng nội dung bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa ra thị trường nước ngoài. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn về dịch vụ xuất khẩu, vui lòng liên hệ với Top Cargo.
