PO là gì? 5 dạng PO phổ biến hiện nay

Trong vai trò quản trị, việc theo dõi tồn kho và quản lý đặt hàng từ nhà cung cấp là không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Purchase Order, hoặc PO, là một thuật ngữ không xa lạ với cá nhân và tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại. Vậy PO là gì? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về PO là gì? Và tầm quan trọng của nó trong quản lý kinh doanh là gì nhé!

PO là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order, một khái niệm liên quan đến đơn hàng. Đây là một loại tài liệu được người mua ủy quyền gửi cho người bán, cung cấp thông tin về số lượng, loại hình, và giá cả của sản phẩm. Đơn hàng này được tạo ra nhằm mục đích kiểm soát việc mua bán hàng hóa từ các nhà cung cấp hoặc người bán.

Ý nghĩa của PO

PO là viết tắt của Purchase Order, một loại chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp, được sử dụng để kiểm tra và đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng. Dưới đây là một số ý nghĩa quan trọng của PO:

• Tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch hàng ngày bằng cách giúp tìm kiếm các dịch vụ và sản phẩm cần thiết.
• Cho phép người mua hàng thể hiện mọi mong muốn và nhu cầu thông qua nhà cung cấp, đồng thời sử dụng PO để quản lý trường hợp đơn đặt hàng không được giao thành công.
• Cung cấp tài liệu chính thức về quá trình giao hàng, tình trạng giao hàng đối với các bộ phận mua sắm, tài chính và vận hành, giúp đánh giá và lên kế hoạch chi tiêu phù hợp.
• Mang tính ràng buộc pháp lý, được nhà cung cấp chấp nhận trong các trường hợp không có hợp đồng chính thức.
• Đảm bảo quá trình kiểm toán, phát hành, xử lý và ghi đơn diễn ra thuận lợi.

Lợi ích của PO

Lợi ích của PO (Purchase Order) được phân chia rõ ràng giữa người mua và người bán. Cụ thể:

1. Lợi ích cho người mua

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp đảm bảo cả người mua và người bán hiểu rõ về các điều khoản của đơn hàng, tránh hiểu lầm và tranh chấp trong tương lai.

Tăng hiệu quả quản lý đơn hàng: Thông tin về đơn hàng được ghi rõ trong PO, giúp người mua theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn.

Kiểm soát chi phí: Các thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng,… được ghi rõ trong PO, giúp người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, từ đó kiểm soát chi phí hiệu quả.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sử dụng PO cho phép người mua theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng, từ việc so sánh PO với hóa đơn và kết quả thực tế.

2. Lợi ích cho người bán

Nhận được đơn đặt hàng rõ ràng: PO giúp người bán hiểu rõ về nhu cầu của người mua, từ đó chuẩn bị hàng hóa và giao hàng đúng thời hạn.

Được bảo vệ về mặt pháp lý: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp người bán được bảo vệ nếu người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng.

Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: PO giúp người bán củng cố mối quan hệ với khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: SKU sản phẩm là gì? Những thông tin mới nhất về SKU

Nội dung trên PO

Nội dung chính của một đơn PO (đơn đặt hàng) thường bao gồm:

• Số và ngày phát hành: Thông tin về số đơn và ngày mà đơn được phát hành (ngày nhận yêu cầu đặt hàng của khách).
• Sản phẩm và số lượng: Liệt kê sản phẩm cần thiết và số lượng tương ứng của từng sản phẩm.
• Chi tiết sản phẩm: Bao gồm số SKU (Stock Keeping Unit – Đơn vị lưu kho), số kiểu máy và tên thương hiệu của sản phẩm.
• Giá cả: Xác định giá của từng sản phẩm trên đơn vị.
• Ngày giao hàng: Thời điểm dự kiến giao hàng.
• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ của người mua và người bán.
• Điều khoản thanh toán: Ghi rõ điều khoản thanh toán như “thanh toán khi giao hàng” hoặc các tuỳ chọn ngày thanh toán cụ thể.

Các dạng Po phổ biến hiện nay

Phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều dạng Po khác nhau. Trong đó có thể kể đến một số loại phổ biến như:

1. Standard Purchase Order

Đây là loại Po tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

2. Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, Po này chỉ định số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

3. Contract Purchase Order

Loại Po này được dùng trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, như thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều kiện thanh toán.

4. Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

5. Service Purchase Order

Đây là dạng Po được sử dụng khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Chứa thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.

Phân biệt Invoice và PO

Invoice còn được hiểu là hoá đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hoá. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hoá đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:

Quy trình cách sử dụng PO

Quy trình sử dụng PO thường được thực hiện theo các bước sau:

Quyết định mua hàng: Bên mua hàng thực hiện nghiên cứu và đưa ra quyết định về việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Xuất PO: Bên mua hàng xuất PO cho bên bán hàng để bắt đầu quá trình mua hàng chính thức.

Xác nhận từ bên bán: Bên bán nhận PO và xác nhận với bên mua hàng về khả năng đáp ứng điều kiện đặt hàng. Trong trường hợp không đáp ứng được, PO sẽ bị huỷ.

Chuẩn bị hàng hoá: Bên mua hàng chuẩn bị các đơn hàng dựa trên số lượng sẵn có trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng tiến độ theo yêu cầu.

Thống nhất về kế hoạch giao hàng: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng theo yêu cầu, bên bán hàng liên hệ với đơn vị vận tải – logistics để thống nhất về kế hoạch giao hàng.

Lập hóa đơn: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, có sử dụng số PO để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh chóng.

Thanh toán: Bên mua hàng tiến hành thanh toán theo điều khoản sau khi kiểm tra hàng hoá và đảm bảo đầy đủ yêu cầu.

>> Xem thêm: Ngành Logistics là gì? Lương ngành Logistics có cao không?

Hướng dẫn cách quản lý PO hiệu quả

Để quản lý PO một cách hiệu quả, cần thực hiện các biện pháp sau:

Quản lý hồ sơ nhà cung cấp: Chặt chẽ quản lý hồ sơ nhà cung cấp đã từng đặt hàng, đảm bảo tính rõ ràng và dễ tiếp cận. Việc này giúp tăng tính chính xác trong việc tuyển chọn nhà cung cấp.

Phân loại chi phí: Nắm rõ và hạn chế chi phí bằng cách phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết và tách các khoản mua thành nhiều mục.

Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng: Đảm bảo việc phê duyệt mua hàng được thực hiện đúng quy trình, giúp kiểm soát tốt chi phí và ngăn chặn tình trạng quản lý tài chính yếu kém.

Thiết lập các đề mục kiểm tra: Đánh giá và đảm bảo chất lượng, duy trì dữ liệu chính xác cho các đơn đặt hàng. Điều này giúp giảm thiểu các sai sót và đảm bảo thông tin quan trọng liên quan được xác thực.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ đúng cách: Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho các chứng từ, tránh thất thoát và nhầm lẫn thông tin.

Quy trình huỷ đơn hàng: Thực hiện quy trình rõ ràng khi PO bị huỷ, kèm theo văn bản chính thức và các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt.

Bài viết trên đây tổng hợp những nội dung về PO mà Top Cargo muốn gửi đến bạn. Chắc hẳn, đến đây bạn đã có câu trả lời PO là gì hay Purchase Order là gì. Top Cargo hy vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn đọc thông tin bổ ích có thể áp dụng vào được trong kinh doanh. Nếu thấy bài viết hay, đừng quên chia sẻ cho mọi người nhé!