PO (Purchase Order) là gì? Tất Tần Tật Kiến Thức Liên Quan

01-12-2022
69
5/5 - (1 bình chọn)

PO là khái niệm đang được sử dụng khá phổ biến trong lĩnh vực tài chính, thương mại. Tuy nhiên vẫn còn một số người vẫn chưa thực sự hiểu po. Bài viết này sẽ đưa ra một số những thông tin cung cấp cho bạn biết rõ hơn về PO là gì nhé!

PO là gì?

Hình ảnh về PO trong hoạt động kinh doanh

Hình ảnh về PO trong hoạt động kinh doanh

PO là từ viết tắt của cụm từ Purchase order là khái niệm liên quan đến đơn hàng. Đây được xem là một loại tài liệu được ủy quyền của người mua cung cấp đến cho những người bán bao gồm những thông tin về số lượng, loại và giá cả của sản phẩm. Đơn hàng này được đưa ra với mục đích có thể kiểm soát được việc mua bán hàng hóa từ các nhà cung cấp hay những người bán hàng.

Vai trò của PO đối với doanh nghiệp?

Hiện nay PO được xem là những loại giấy tờ có ý nghĩa quan trọng trong các hoạt kinh doanh đối với các doanh nghiệp và công ty. Đây là một loại tài liệu dùng để kiểm tra những vấn đề liên quan tới các đơn hàng. Thực chất mục đích chính của PO chính là tìm kiếm những dịch vụ tốt cho việc giao dịch hàng hóa diễn ra một cách thuận lợi. Hầu như tất cả doanh nghiệp đều áp dụng hình thức PO này trong tất cả những giao dịch để đảo bảo đôi bên cùng có lợi:

  • Khách hàng là bên mua đưa ra những lựa chọn, mong muốn và ý định cho người bán.
  • Người bán là các doanh nghiệp, thương hiệu có thể bảo vệ quyền lợi trong các trường hợp mà bị từ chối thanh toán.
  • Thực hiện dễ dàng việc quản lý các đại lý một cách hết sức khoa học.
  • Luôn đảm bảo chắc chắn rằng quy trình mua hàng này diễn ra theo đúng hệ thống và an toàn.
  • Hợp lý hóa các quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn.

Ưu điểm của PO trong hoạt động xuất nhập khẩu

PO mục đích cuối cùng mà chúng hướng đến chính là việc tạo ra những giao dịch thuận lợi và tốt nhất đối với cả người mua và người bán. Dưới đây là một số những ưu điểm mà PO đang sở hữu:

  • Đối với bên bán khi người mua không chịu nhận và từ chối trả tiền cho những sản phẩm này thì người mua sẽ được bảo vệ ngay lập tức.
  • Đối với bên mua thì những thông tin yêu cầu, quyết định đều sẽ được truyền đạt lại cho người bán tốt nhất.
  • Hoạt động quản lý được chi tiêu một cách tốt hơn.

Một số những tổ chức tài chính có thể cung cấp và hỗ trợ như:

  • Đóng trước các hạn tín dụng.
  • Gia hạn các tín dụng.
  • Thương mại uy tín.
  • Cùng một số những tổ chức khác.

Hiện nay PO có những ứng dụng nào?

PO đang được sử dụng trong mọi lĩnh vực nghề nghiệp khác nhau, đều mang lại những hiệu quả tuyệt vời và thiết thực nhất đáp ứng các nhu cầu sử dụng.

  • Thực hiện các hoạt động tìm kiếm nguồn hàng phục vụ cho tiêu dùng.
  • Phục vụ cho thị trường chứng khoán.
  • Yêu cầu các khách hàng sử dụng những sản phẩm xuất khẩu.
  • Thực hiện tìm kiếm các sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên sản xuất trong nước.
  • Thực hiện tối ưu hóa các hoạt động mua hàng của khách hàng.

Doanh nghiệp có nên sử dụng PO hay không?

PO phục vụ cho các hoạt động kiểm toán

PO phục vụ cho các hoạt động kiểm toán

PO quả thật  rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp dù là công ty hay doanh nghiệp có nhỏ hay lớn bởi các nguyên nhân sau đây:

  • Quyền yêu cầu và xác thực rõ ràng: Đối với đơn hàng này luôn cho phép các khách hàng được thông báo và nêu rõ yêu cầu của mình với nhà cung cấp, đề xuất và yêu cầu của khách hàng có thể sẽ được cả hai bên cùng bàn bạc.
  • Quản lý đơn hàng: nắm bắt được đơn hàng đang giao hay chờ xử lý.
  • Thiết lập ngân sách một cách dễ dàng: đơn hàng được đặt thì lúc này ngay lập tức chi phí cho đơn hàng đó sẽ được tính toán ngay vào ngân sách, từ đó công ty và doanh nghiệp tự quản lý ngân sách nhanh chóng.
  • Thực hiện các bước kiểm toán được rõ ràng và minh bạch hơn.

Nội dung của PO trong các hoạt động xuất nhập khẩu

Mẫu PO của một công ty tham gia hoạt động kinh doanh

Mẫu PO của một công ty tham gia hoạt động kinh doanh

Thông thường mỗi PO có các thông tin đầy đủ từ A đến Z liên quan đến việc miêu tả chi tiết hàng hóa như số lượng đơn, giá cả, điều kiện để giao hàng, bao bì,… Những thông tin đó là chưa đủ, PO còn thể hiện một số thông tin khác ( thông tin phụ thuộc vào quá trình trao đổi và mua bán đối với khách hàng và nhà cung cấp):

  • Sô và ngày.
  • Thông tin của người bán và mua –  seller/ buyer bao gồm: name, far/tel.
  • Phần mô tả hàng hóa- goods description,…
  • Đơn giá – unit price.
  • Giá trị tổng hợp đồng – total amount.

Các bước thực hiện quy trình của PO

Mỗi một ngành nghề lại cho một quy trình thực hiện PO khác nhau:

  • Bước 1:Người mua cần thực hiện tìm hiểu kỹ càng sản phẩm mà lựa chọn mua.
  • Bước 2: Phía người mua sẽ xuất PO cho bên bán để thực hiện quá trình mua hàng.
  • Bước 3: Phía người bán nhận PO và thực hiện kiểm tra kĩ PO sau đó mới đưa ra các thông báo cho việc xác nhận xem có đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của bên mua hay không. Nếu phía bên bán không đủ khả năng cung cấp thì PO lúc này sẽ được hủy.
  • Bước 4: Nếu phía người bán đã đưa ra thông báo xác nhận có khả năng thực  hiện được giao dịch này thì đến các bước chuẩn bị theo yêu cầu có trong PO.
  • Bước 5: tìm đơn vị vận chuyển số lượng đơn hàng đó đến tay bên mua hàng.
  • Bước 6: Bên bán lúc này phải thực hiện lập hóa đơn cho đơn hàng trong đó nhwos hãy sử dụng đến PO mà bên mua đã gửi ngay từ đầu. Mục đích chính là kiểm tra kĩ một lần nữa xem nó có chính xác hay không.
  • Bước 7: bên mua nhận và kiểm tra đúng hàng thì thực hiện thanh toán.

Phải làm sao để sử dụng quản lý PO hiệu quả?

Nếu bên bán không đáp ứng được PO sẽ bị hủy

Nếu bên bán không đáp ứng được PO sẽ bị hủy

Việc quản lý PO đúng cách tốt cho có các doanh nghiệp rất nhiều trong việc hạn chế đi các rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh:

  • Thực hiện quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã và đang thực hiện đặt hàng. Đối với hồ sơ nhà cung cấp luôn cần có tính rõ ràng, việc này sẽ giúp bạn đơn giản hơn trong quá trình chọn lựa nhà cung cấp.
  • Xây dựng hệ thống phê duyệt  mua hàng có sự kiểm soát nghiêm ngặt về các vấn đề tài chính hay ngăn chặn đi được việc mua hàng không đạt yêu cầu.
  • Đặt ra các mục cần kiểm tra nhằm đánh giá các chất lượng đơn hàng luôn tốt. Hoạt động này làm giảm đi một số rủi ro không đáng có, luôn chắc chắn đảm bảo rằng tất cả các chi tiết từ nhỏ đến lớn đều đạt.
  • Quản lý hồ sơ đảm bảo và thực hiện tiện lợi hơn cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ này rất quan trọng vì có thể đem ra đối chiếu bất kỳ lúc  nào.
  • Thiết lập hồ sơ rõ ràng cho quá trình hủy đơn hàng: khi các đơn hàng PO bịhủy thì nên có những văn bản chính thức đính kèm với chữ ký của hai bên liên quan, hồ sơ này cũng nên được lưu trữ rò ràng.

Cách phân biệt giữa PO và Invoice

Hóa đơn - invoice trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn – invoice trong hoạt động kinh doanh

PO

Invoice

  • Bên mua chuẩn bị khi có nhu cầu mua hàng.
  • Mục đích lưu trữ giao dịch và yêu cầu thanh toán khi được xuất kho.
  • Gửi cho bên bán.
  • Gửi cho bên mua.
  • Được chuẩn bị khi người mua có nhu cầu.
  • Xuất ra khi đã hoàn tất quá trình mua hàng.
  • Thể hiện rõ những thông tin về hợp đồng liên quan đến quá trình mua bán sản phẩm.
  • Xác nhận quá trình bán hàng cũng lưu trữ các loại chứng từ nhằm phục vụ cho quá trình kết toán.

Tổng kết:

Bài viết trên đã đưa ra một số những thông tin liên quan đến PO là gì. Hãy theo dõi website của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé!

0/5 (0 Reviews)

FORM ĐĂNG KÝ TƯ VẤN XUẤT KHẨU

Đăng ký tư vấn