Hướng dẫn 09 Bước quy trình xuất khẩu cần phải nắm nếu muốn xuất khẩu thành công, bạn là chủ doanh nghiệp, bạn là chủ nhà xưởng hoặc bạn chỉ là một người làm thương mại muốn xuất khẩu nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây
1. Xác Định Thị Trường Cần Hướng Đến – Tìm Kiếm Nguồn Hàng Ổn Định
Để xuất khẩu đầu tiên bạn phải có đối tác có nhu cầu mua hàng hóa, việc tìm kiếm đối tác tiềm năng không phải dễ, bạn có thể liên hệ các đơn vị xúc tiến thương mại để được cung cấp thông tin những khách hàng tiềm năng theo đúng ngành hàng mà bạn muốn xuất. Khi đã có một lượng khách hàng nhất định bạn vẫn nên tiếp tục tìm kiếm và mở rộng danh sách đối tác của mình để tránh tình trạng phụ thuộc.
Đương nhiên để đi đến quá trình kí kết hợp đồng, trước đó phải có thời gian để trao đổi, thỏa thuận về giá cá hay đàm phán về phương thức thanh toán. Bên mua lúc nào họ cũng sẽ tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để có sự so sánh và cân nhắc lựa chọn. Và bạn có thể phải điều chỉnh mức giá nhiều lần để có được đơn hàng đầu tiên, tuy nhiên vẫn đảm bảo được mức lợi nhuận sau khi đã trừ đi mọi chi phí.
Đăng ký tư vấn Xuất khẩu
Khi hỏi hàng bên mua thường sẽ đưa ra những câu hỏi như:
– Khả năng sản xuất, cung ứng ?
– Thời gian giao hàng
– Chất lượng sản phẩm
– Chi phí như thế nào ? Thanh toán LC hay TT hay theo phương thức nào ?
Và còn rất nhiều câu hỏi khác đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm xuất khẩu hoặc dưới sự hỗ trợ của một đơn vị thứ 3 giúp bạn đàm phán và giải quyết vấn đề với khách nước ngoài.
2. Tính Toán Giá Bán Sao Cho Có Lời
Nhà xưởng, doanh nghiệp phải nắm được cách tính giá thành cho lô hàng để hoạch đi chi phí, lợi nhuận. Phải nắm rõ giá vốn sản xuất/ giá thu mua, giá vận chuyển, các chi phí như thuế xuất khẩu, lãi dự tính, chi phí khai quan, chi phí phát sinh… Mục đích của việc tính toán giúp bạn nhìn ra được một lô hàng như thế bạn sẽ lời được bao nhiêu, từ đó đưa ra các mức giá phù hợp để đối tác nhập khẩu cân nhân.
Top Cargo hướng dẫn bạn cách tính giá như sau:
INV = C + f1 + X + F + I + N + VAT + f2 + …
(Tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng mà các số hạng của phép tính trên =0 hoặc >0 đối với người xuất khẩu)
Trong đó:
- INV: giá trị Invoice (là doanh thu mong muốn của người xuất khẩu)
- C: giá vốn hàng hóa sau khi sản xuất (giá trị hàng đặt tại kho của người xuất khẩu)
- f1: các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu (f1 = 0 nếu bán theo EXW);
- X: thuế xuất khẩu (X = 0 nếu bán theo điều kiện EXW);
- F: cước vận tải quốc tế (nếu bên bán phải thuê vận tải);
- I: phí bảo hiểm (nếu bên bán phải mua bảo hiểm);
- N: thuế nhập khẩu (nếu bán theo điều kiện DDP);
- VAT: thuế giá trị gia tăng (nếu bán theo điều kiện DDP);
- f2: các chi phí phát sinh tại nội địa nước nhập khẩu (nếu bán theo điều kiện DAP/ DDP)
Để thực hiện phép tính trên bạn cần công thức tính toán Chi phí vận tải (F), Thuế xuất khẩu (X), Thuế nhập khẩu (N) và Thuế giá trị gia tăng (VAT) ở các chuyên đề sau.
3. Thỏa thuận giá, Chốt đơn hàng và ký kết hợp đồng
Song song với việc tính giá bạn có thế tiên hành đàm phán với đối tác để có được những điều khoản thuận lợi hoặc an toàn cho mình, để đạt được thành công bạn cần phải nắm rõ lợi thế, bất lợi củ mình so với các đối thủ cạnh tranh khác và đặc biệt phải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của đối tác nước ngoài
Ví dụ:
Nếu bạn không chuẩn bị kịp đơn hàng và khách hàng cũng không cần gấp, bạn có thể đề nghị giao hàng muộn thay vào đó sẽ giảm giá cho khách hàng hoặc khuyến mãi thêm sản phẩm chẳng hạn.
Sau khi đã thống nhất mọi điều khoản quan trọng trong hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành ký kết và thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trước đó.
4. Thủ tục thanh toán – Bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa
TT và LC trả ngay là hai phương thức thanh toán phổ biến hiện nay.
Đối với LC trả ngay khách hàng nước ngoài sẽ liên hệ với Ngân hàng phát hàng đê chuẩn bị các bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: Lệnh chuyển tiền, Đơn xin mua ngoại tệ, Đơn xin mở LC.. tùy mỗi ngân hàng ở mỗi nước mà hồ sơ sẽ có sự khác nhau
Thông thường đối với các doanh nghiệp mới tham gia gia dịch quốc tế, uy tín chưa cao ngân hàng sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu ký quỹ 100% giá trị LC. Tùy vào độ uy tín mà mức ký quỹ sẽ khác nhau. Thủ tục thực hiện chuyển tiền đơn giản và chí phí thấp hơn nhiều so với thủ tục phát hành L/C (chỉ mất 30 phút đến 1 giờ để chuyển tiền nhưng phải mất khoảng 1-2 ngày để mở L/C).
5. Thuê vận tải quốc tế và mua bảo hiểm
Tùy vào điều kiện Incoterms mà bên bán hoặc bên mua sẽ chịu trách nhiệm thuê vận tải cho lô hàng.
Dựa vào các thông tin cơ bản: số lượng hàng hóa, khối lượng, thể tích, yêu cầu bảo quản hàng hóa mà có thể cân nhắc phương thức vận tải đường biển, hàng không
Việc thuê phương tiện vận tải đặc biệt là vận tải biển cần phải có kinh nghiệm, nghiệp vụ xuất khẩu. Vì vậy để thuận tiện, các doanh nghiệp, nhà xưởng, thương mại sẽ thuê phương tiện qua Forwarder.
Vấn đề bảo hiểm có thể phát sinh hoặc không tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên mua và bán chủ yếu là theo yêu cầu của bên mua. Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững 3 điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác như bảo hiểm chiến tranh, đình công, bạo động.
6. Xin giấy phép xuất nhập khẩu
Để tiến hành các khâu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, giấy phép xuất khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên. Đối với một số hàng hóa, Chính Phủ quy định phải xin giấy phép của bộ chủ quản trước khi xuất nhập khẩu.
Các bên sẽ phải làm hồ sơ xin giấy phép xuất nhập khẩu chậm nhất là trước khi mở tờ khai hải quan. Bạn cần cân nhắc thời gian bộ chủ quản xem xét hồ sơ và cấp phép để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng. Nếu thường xuyên xuất/ nhập hàng với đối tác quen thuộc (cùng mặt hàng, cùng xuất xứ…) thì bạn có thể xin giấy phép một lần và sử dụng cho nhiều lô hàng xuất nhập khẩu tiếp theo.
7.Kiểm dịch/ hun trùng/ kiểm định/ thực hiện các kiểm tra chuyên ngành
Tùy vào yêu cầu của nhà nhập khẩu và chính sách mặt hàng mà người bán phải thực hiện một số thủ tục kiểm dịch, hun trùng. Thông thường hàng hóa có nguồn gốc động vật, thực vật (lúa, gạo, đồ gỗ…)
Trong trường hợp bên mua cần bên bán chứng minh về chất lượng/ số lượng hàng hóa sẽ được giao (thường thuê công ty dịch vụ kiểm định uy tín thực hiện) thì bên bán sẽ kết hợp với công ty dịch vụ tiến hành công việc kiểm định lô hàng và được cấp Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng để giao cho bên mua.
8. Quy trình xuất khẩu – Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bên bán sử dụng bộ chứng từ để làm thủ tục, tiến hành thông quan xuất khẩu cho lô hàng và chuyển giao bộ chứng từ cho bên mua để họ làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra còn dùng để xin cấp CO, giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…
Ngoài các chứng từ bắt buộc, nhà xuất khẩu thường sẽ chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu của bên mua. Đặc biệt nếu thương vụ thanh toán theo hình thức LC thì bên bán phải theo sát những thủ tục, cách thức, những bộ chứng từ cần xuất để được đảm bảo thanh toán.
Sau khi giao hàng bên bán sẽ gửi bộ chứng từ cho bên mua bằng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, nếu thanh toán theo hình thức TT bên bán có thể gửi trực tiếp qua cho bên mua hoặc thông qua ngân hàng nếu thanh toán theo LC
Ngay từ khi mỗi chứng từ được bên bán soạn thảo và phát hành, bên bán đã nên gửi trước bản nháp/ bản scan qua email cho bên mua tham khảo. Sau khi hàng thực sự được giao, bên bán thu thập lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng (theo quy định của hợp đồng hoặc L/C) và chính thức gửi bộ chứng từ cho bên mua. Nên gửi một bản scan toàn bộ chứng từ qua email để bên mua xem và xác nhận trước khi gửi bản gốc đi.
9. Giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng được đưa lên tàu và vận chuyên sang cảng đích của nước nhập khẩu. Lúc này bên bán sẽ thông báo cho bên mua các thông tin liên quan hoặc gửi trước bản scan bộ chứng từ qua Email cho nhà nhập khẩu để họ kiểm tra và nếu xảy ra trường hợp cấp mới hoặc sửa đổi chứng từ thì vẫn còn thời gian để thực hiện.
Khi hàng sắp cập bến, bên mua sẽ nhận được thông báo hàng đến do hãng tàu phát hành ( Arrival Notice) và lúc này bên mua sẽ chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhận hàng
Bên mua chuẩn bị các chứng từ cần thiết và tiến hành mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Thông thường các công ty có thể tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu ngay cả khi lô hàng vẫn chưa tới cảng đến. Tuy nhiên cũng cần chú ý không nên mở tờ khai quá sớm dẫn đến tình trạng phải hủy tờ khai nếu hàng đến muộn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa ra thị trường nước ngoài, nêu quý khách cần hỗ trợ, tư vấn về dịch vụ xuất khẩu vui lòng liên hệ với Top Cargo qua
Hotline: 0967 582 499
Fanpage: Topcargo
Top Cargo xin kính chúc quý khách hàng có thật nhiều sức khỏe!
Xem thêm:
