Với bất kỳ bộ chứng từ nào, làm thủ tục hải quan, làm thanh toán, bảo hiểm, bạn cũng cần kèm theo packing list. Vậy packing list là gì? Tại sao packing list lại quan trọng như vậy? Khi lập packing list cần chú ý những gì? Tất cả sẽ được Top Cargo làm rõ ngay trong bài viết dưới đây!
Packing list là gì?
Packing list là một danh sách chi tiết các mục hàng hoá, đồ vật, hoặc tài sản cần được đóng gói và vận chuyển trong một lần di chuyển hoặc vận tải. Thông thường, packing list bao gồm thông tin về số lượng, mô tả, trọng lượng, giá trị và các thông tin khác về mỗi mặt hàng trong lô hàng đó. Packing list thường đi kèm với hàng hóa khi được gửi từ một địa điểm này đến một địa điểm khác, như trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến kho lưu trữ hoặc từ kho hàng đến khách hàng.
Một Packing list thường bao gồm những thông tin sau đây:
- Mô tả chi tiết về từng mục hàng: Số lượng, tên sản phẩm, mã số sản phẩm, quy cách đóng gói.
- Trọng lượng của mỗi mục hàng.
- Kích thước và số lượng gói đóng gói.
- Tên và địa chỉ của người gửi và người nhận.
- Thông tin về vận chuyển: Phương tiện vận chuyển, mã số giao hàng (nếu có), ngày gửi đi.
Packing list có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát, theo dõi và đảm bảo rằng tất cả các mục hàng được vận chuyển đúng cách và không bị mất mát trong quá trình di chuyển.
Packing list có những loại nào?
Trong xuất nhập khẩu, tùy vào mục đích sử dụng mà packing list được phân thành 3 loại packing list được sử dụng phổ biến nhất sau đây:
1. Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)
Đây là loại packing list thể hiện chi tiết của lô hàng, bao gồm thông tin về số lượng, mô tả sản phẩm, mã số sản phẩm (nếu có), quy cách đóng gói và trọng lượng của mỗi mục hàng. Hai bên người mua bán thường sử dụng loại phiếu này để kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng. Nó cung cấp thông tin chi tiết để xác định nếu có bất kỳ thiếu sót hoặc lỗi nào trong quá trình vận chuyển.
2. Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list)
Thường thì loại phiếu này không thể hiện tên của bên gửi hoặc bên nhận hàng, và chỉ cung cấp thông tin về hàng hóa. Loại phiếu này được sử dụng khi cần bảo quản tính riêng tư hoặc không muốn tiết lộ thông tin về người gửi hoặc người nhận.
3. Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)
Tương tự như phiếu đóng gói chi tiết, loại phiếu này cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, nhưng còn kèm theo bảng kê trọng lượng của từng mục hàng. Thông tin về trọng lượng giúp trong việc tính toán phí vận chuyển và quản lý tốt hơn việc xếp chồng và vận chuyển hàng hóa.
Mỗi loại packing list có ưu điểm và ứng dụng riêng, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của quá trình giao nhận hàng hóa.
Chức năng của Packing List
Chức năng của packing list là cung cấp thông tin chi tiết về các mục hàng hoá hoặc tài sản đóng gói trong quá trình vận chuyển, lưu trữ, sản xuất, xuất khẩu hoặc các hoạt động liên quan đến hàng hoá. Packing list đóng vai trò quan trọng trong quản lý, kiểm soát và theo dõi các mục hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích và thực hiện các chức năng quan trọng sau:
Xác định chi tiết hàng hóa: Packing list cung cấp thông tin chi tiết về từng mục hàng, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, quy cách đóng gói, kích thước, trọng lượng, và mã số sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa được ghi lại một cách chính xác và đầy đủ.
Kiểm soát vận chuyển và lưu trữ: Thông qua packing list, các bên có thể theo dõi quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Thông tin về số lượng gói, ngày gửi đi, phương tiện vận chuyển, điểm đích, người gửi và người nhận giúp quản lý việc chuyển động của hàng hóa và đảm bảo chúng đến đúng nơi và đúng thời điểm.
Phục vụ kiểm tra và kiểm định chất lượng: Packing list cung cấp thông tin cơ bản về hàng hóa để so sánh với những gì được nhận thấy trong quá trình kiểm tra và kiểm định chất lượng. Điều này giúp xác định xem có sự sai sót hoặc hỏng hóc nào trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ.
Tuân thủ quy định: Trong hoạt động xuất khẩu, packing list đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy định của hải quan và cơ quan chức năng. Thông tin đầy đủ và chính xác trên packing list giúp đảm bảo rằng việc thông quan và xuất khẩu được thực hiện một cách hợp pháp.
Theo dõi tài sản và quản lý kho: Packing list giúp xác định đối tượng nào đang nằm ở đâu và trong tình trạng ra sao trong quản lý tài sản và kho lưu trữ. Điều này rất hữu ích khi cần theo dõi tài sản hoặc quản lý các hoạt động lưu trữ.
Như vậy, packing list không chỉ là một tài liệu thông tin mà còn là một công cụ quan trọng trong quá trình vận chuyển và quản lý hàng hóa, giúp tối ưu hóa quá trình và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
> Xem thêm: Những nội dung cần có trong Hợp đồng ngoại thương
Những nội dung cần có khi lập Packing List
Một số thông tin thường có trên packing list là gì? Tùy vào mục đích sử dụng và sự thỏa thuận giữa 2 bên, mẫu packing list tiêu chuẩn có thể gồm những nội dung sau:
1. Thông tin về người gửi và người nhận
- Tên và địa chỉ của người gửi (Shipper).
- Tên và địa chỉ của người nhận (Consignee).
- Số điện thoại, fax hoặc thông tin liên lạc khác của các bên.
2. Thông tin về hàng hóa
- Tên hàng hóa.
- Khối lượng (trọng lượng) của hàng hóa.
- Quy cách đóng gói (ví dụ: thùng, hộp, kiện).
- Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị.
3. Thông tin về ngày phát hành packing list
- Số và ngày ghi trên packing list.
4. Điều kiện mua bán theo Incoterm
- Incoterm là một thuật ngữ quốc tế định nghĩa các điều khoản giao hàng và trách nhiệm giữa người bán và người mua. Thông tin về điều kiện mua bán này thường được ghi lại trên packing list.
5. Thông tin về thác hàng
- Cảng bốc hàng (Port of Loading – POL): Nơi hàng hóa được đóng gói và gửi đi.
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD): Nơi hàng hóa sẽ được dỡ ra khỏi phương tiện vận chuyển.
6. Xác nhận từ bên bán hàng
- Ký tên và đóng dấu của bên bán hàng (Shipper).
- Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể và sự thỏa thuận giữa các bên, các thông tin này có thể được điều chỉnh hoặc bổ sung để phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Hy vọng qua bài viết trên đây Top Cargo đã giúp bạn trả lời câu hỏi packing list là gì? Qua thông tin trên, có lẽ bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về phiếu đóng gói hàng hóa, chức năng và vai trò trong xuất nhập khẩu.
