Packing List là gì trong ngành xuất nhập khẩu

Packing list là gì? Tại sao thuật ngữ này lại được sử dụng khá nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu? Nếu bạn chưa thực sự hiểu về Packing list  thì hãy để Topcargo giúp bạn giải đáp thắc mắc về thuật ngữ này nhé! Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu được Packing list là gì ?

Packing list là gì?

Packing list là gì?

Packing list là gì? Đây là một trong những loại chứng từ không thể thiếu được trong toàn bộ hồ sơ thông quan của hàng hóa. Packing list nghĩa tiếng Việt được hiểu một cách đơn giản chính là phiếu đóng gói hàng hóa. Đây chính là một chứng từ khá quan trọng để hoàn tất bộ hồ sơ xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp. 

Packing list còn có một số tên gọi khác như bảng kê khai hàng hóa, phiếu chi tiết hàng hóa, phiếu mô tả hàng hóa… nhìn chung những tên gọi trên đều mô tả chính xác chức năng của chứng từ này. 

Thường trong Packing list sẽ nêu rõ thông tin người bán, thông tin hàng hóa (tên loại hàng, tính chất hàng hóa, yêu cầu chất xếp/xếp dỡ, phương tiện làm hàng…)

Nhìn vào phiếu Packing list người mua (nhà nhập khẩu) sẽ rất dễ trong việc kiểm soát lô hàng. Giống như hóa đơn thương mại thì bạn có thể lập Packing list dựa trên các mẫu đã có sẵn. Sau đó bạn chỉ cần chỉnh sửa nội dung sao cho được chuẩn xác với thông tin về các lô hàng của mình.

Packing list có những loại nào?

Hiện nay có 3 mẫu Packing list cơ bản hay được dùng nhiều nhất:

• Detailed Packing list  – đây chính là phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết. Đối với nội dung của loại này cực kỳ chi tiết cũng như cụ thể về lô hàng, có thể nói đây là loại Packing list được dùng nhiều nhất.
• Neutrai Packing list – đây chính là phiếu đóng gói các loại hàng hóa trung lập, thường thì tên của người bán sẽ không được ghi chép trên loại phiếu này.
• Packing and weight list – đây chính là phiếu đóng gói có đi kèm theo bảng kê khai trọng lượng hàng hóa.

Packing list có chức năng gì?

Dưới đây là một số chức năng mà Top Cargo thống kê được của Packing list:

• Packing list giúp bạn hình dung cần bố trí các container để có thể xếp dỡ như thế nào.
• Bạn nên thuê công nhân để dễ dàng trong việc bốc xếp hàng hóa hay có sự điều động loại xe chuyên dụng như xe cẩu hay xe nâng,…
• Nên lựa chọn phương tiện vận tải đường bộ như thế nào mới phù hợp, nên sử dụng xe tải cỡ nào để có thể vận chuyển hàng từ địa điểm kho bãi đến các cảng,…
• Nếu như chẳng may bạn gặp trường hợp hàng hóa bị lỗi bạn có thể khiếu nại nhà sản xuất một cách rõ ràng và minh bạch hơn. Lúc này bên bán sẽ dễ dàng có thể truy cập được số lô bị  lỗi từ đó có thể đưa ra một số giải quyết và biện pháp xử lý kịp thời nhất.

Đối với một số người chưa thực sự quen việc đọc chứng từ thì cần phải phân biệt được một chút giữa các hóa đơn thương mại hay còn gọi là Commercial Invoice với phiếu đóng gói hay còn gọi là Packing list. 

Nội dung có trong packing list là gì?

Nội dung được hiển thị trong Packing list bao gồm những gì?  

Thực tế đối với một phiếu Packing list đạt đúng chuẩn theo quy định sẽ bao gồm một số nội dung như sau:

• Số hóa đơn và ngày hóa đơn được lập.
• Tên và địa chỉ cụ thể của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
• Thông tin chính xác liên quan đến địa điểm/cảng xếp dỡ các hàng hóa, thông tin cảng đi và cảng đến,…
• Thông tin về tên tàu và số chuyến.
• Thông tin liên quan đến lô hàng, điển hình là số lượng, trọng lượng hay số kiện hàng, thể tích của kiện hàng,…
• Xác nhận với bên xuất khẩu: ký rõ ràng và đóng dấu hàng hóa.
• Remark – Điền một số thông tin ghi chú thêm về lô hàng

Tại sao lại cần có Packing list trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu?

Packing list giúp lấy hàng được nhanh chóng và sớm hơn

• Trên thực tế nếu thiếu hoặc không có phiếu Packing list hay còn gọi là phiếu gói hàng hóa thì hải quan sẽ không cho thông quan lô hàng của doanh nghiệp đó.
• Packing list cần ghi để hàng hóa được đóng vào cont một cách an toàn. Đồng thời cũng để lúc bạn mở cont có thể dựa vào thông tin hàng hóa trên Packing list để có thể kiểm đếm lại hàng hóa ( nhằm mục đích bảo quản nên phếu Packing list thường sẽ được bao bọc kĩ bởi túi ny lông chống thấm và gắn chặt vào bên ngoài của mỗi cont hàng vận chuyển hoặc để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển chứng từ…).
• Khi hàng hóa tới các cảng nhập, cảng xuất hải quan sẽ dựa vào Packing list để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa từ đó để xác định xem doanh nghiệp có nhập đủ hàng hóa; thiếu hoặc thừa hàng hay không.
• Bạn nên chuẩn bị trước những bản Packing list để có đóng dấu, ký tên giao cho các bên có liên quan bao gồm hãng tàu, hải quan, ngân hàng,…
• Đối với trường hợp làm chứng từ trực tuyến bạn cần chọn danh sách đóng gói thích hợp và sau đó đưa ra liên hệ với tất cả bên liên quan để xác định được xem danh sách đóng gói của bạn có được ký hay không.

Chứng từ Packing list rất quan trọng, bởi vì nếu bạn phải sai lầm nào bất kỳ trong gói danh sách đóng gói đó có thể sẽ gây ra sự cố lấy/chuyển hàng chậm gây tổn thất cho doanh nghiệp 

Bộ chứng từ xuất – nhập khẩu gồm những gì?

Để thuận lợi trong quá trình xuất – nhập hàng hóa, cả người mua và người bán cần nắm rõ các thông tin liên quan đến xuất nhập khẩu đặc biệt là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. 

Nắm rõ được các thông tin đó sẽ giúp người mua & người bán chuẩn bị chính xác những chứng từ cần thiết:

Một số loại chứng từ bắt buộc

Hình ảnh về Commercial Contract

• Hợp đồng thương mại – Sale Contract: đây chính là chứng từ đầu tiên giữa bên người mua và bên người bán. Đây chính là văn bản thỏa thuận của hai bên liên quan đến các nội dung như thông tin người nhập khẩu – xuất khẩu, thông tin hàng hóa, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng, địa điểm giao hàng, hình thức than toán…Có thể nói đây chính là một chứng từ quan trọng nhất để dẫn đến những ký kết đằng sau.
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice: đây chính là chứng từ mang tính quan trọng trong việc giao nhận hàng hóa và thanh toán, có đầy đủ các nội dung về tổng số tiền, phương thức thanh toán. Khi thực hiện làm thủ tục hải quan, người thực hiện kê khai sẽ dựa vào Commercial Invoice để kê khai giá trị hàng hóa với hải quan. Đặc biệt ngày phát hành Commercial Invoice phải trùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương (Sale Contract
• Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing list: phiếu đóng gói luôn phải được đặt trong  bao bì hay túi để người mua có thể dễ dàng tìm thấy nhất.
• Vận đơn – bill of lading.
• Tờ khai hải quan – customs declaration: đây chính là những chứng từ để kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan.

Tham khảo thêm: Tìm hiểu các kiến thức xoay quanh tờ khai hải quan

Một số loại chứng từ thường có

Tín dụng thư là loại chứng từ thường có trong packing list

• Tín dụng thư – LC: là thư do các ngân hàng yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền theo đúng hạn cho bên người xuất khẩu trong thời gian nhất định.
• Chứng từ bảo hiểm – Insurance Certificate: bao gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Đối với việc mua bảo hiểm được người mua hay người bán đảm nhiệm.
• Giấy chứng nhận xuất xứ – CO: được biết đó là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
• Chứng thư kiểm dịch – Phytosanitary Certificate: đây chính là giấy chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận được lô hàng đã được kiểm dịch, việc này ngăn chặn được môt lây lan dịch bệnh.

Tổng kết:

Bài viết trên vừa cung cấp cho bạn một số thông tin liên quan đến Packing list là gì? Hãy theo dõi bài viết trên và website của Topcargo để biết thêm nhiều thông tin bổ ích về lĩnh vực xuất nhập khẩu nhé!